Répartition tâches entre coop de la commission Achat

#1

Bonjour,

comme vous le savez peut-être, voici 1 mois que Ti Coop a ouvert. On prend nos marques !

Comme la plupart d’entre vous, nous fonctionnons en commissions de travail bénévoles en plus de nos 3h toutes les 4 semaines.

Notre commission achat n’arrête pas !
Relation avec les producteurs, mises à jour de l’ERP, gestion des stocks, des BC, des BL, des retours livraisons, édition des étiquettes, etc…
On aurait aimé savoir comment vous aviez géré la répartition des tâches sur ces questions là - avant l’arrivée de votre salarié (si jamais il est arrivé).

  • Est-ce que chaque membre prenait en charge un ou plusieurs fournisseur.s ou bien aviez-vous mis en place un autre système ?
  • Quelles tâches revenaient aux coopérateurs sur leurs 3h ? …
    Bref, tous les conseils qui pourraient aider notre commission achat à gagner en efficacité et en sérénité !

Un grand merci !
Armelle

#2

Salut Armelle, bravo pour l’ouverture, et alors ça le fait niveau adhésion, fréquentation, chiffre ?

Sinon hélas je ne connais pas de coop d’une certaine taille qui fonctionne sans un.e ou plusieurs salarié.e.s pour les achats… vous le voyez bien, c’est un ensemble très technique de tâches qui demande beaucoup de régularité et une montée en compétences “métier” certaine. Perso pour la Cagette je m’étais égoïstement emparé de la chose avant de devenir salarié (ce qui a d’ailleurs fini par faire un excellent argument face aux quelques personnes qui prétendaient que “ça peut très bien marcher avec seulement des bénévoles”). Arrivé à 2M d’achats j’ai dû en lâcher une grande partie à mes excellent.e.s collègues (salarié.e.s) et c’était pour le mieux !

Je crois que Coopalim ou PAM Bio ont expérimenté des achats collectifs et bénévoles avant de… recruter un.e salarié.e pour le faire. Grenoble aussi il y a longtemps ? Bref y a-t-il des témoignages ?

#3

Merci Julien.
L’ouverture a été progressive du fait de la période.

Ti Coop compte 345 coopérateur.trices mais avec une ouverture en plein confinement/déconfinement, on n’a pas encore de rythme de croisière et c’est donc financièrement prématuré pour nous d’envisager un.e salarié.e aujourd’hui (et après juste 1 mois d’ouverture).
Mais c’est prévu dès que possible !

En attendant on essaie de trouver l’organisation la plus efficace possible des bénévoles de la commission Achats.
D’ou nos questions sur la répartition des tâches.

Bref = comment s’organiser au mieux pour préserver les nerfs (et le temps libre) des membres de la commission Achat en attendant de pouvoir avoir un.e salarié.e !

S’il y a d’autres temoignages : on est intéressé !
Armelle

#4

Bonsoir Armelle,
Eh bien à Strasbourg, si nous avons une salariée depuis la fin de l’été dernier, son rôle est plus un rôle de coordination de mise en place de procédures que de s’occuper à faire les commandes. A Coopalim, les commandes sont faîtes pas les membres en tant que taches permanentes (c’est à dire que la personne s’engage à rester sur cette tâche vu le temps de formation et d’intégration que cela nécessite). Puisque nous fonctionnons sur un cycle de 4 semaines, pour chaque semaine il y a une équipe de membres qui font les commandes. Chaque membre a un ou plusieurs fournisseur(s) selon le nombre de produits qui y sont commandés et toujours les mêmes. Cela a été laborieux à mettre en place et à stabiliser car au début beaucoup de membres s’y essayaient puis partaient pour une autre tâche. Ce qui a beaucoup aidé c’est le fait de prendre un logiciel de caisse (Melkal) qui permet également de géré l’état du stock et de le mettre à jour à distance. Ce groupe se réuni une fois par mois pour faire le point. Notre salariée, qui suit ce groupe et a du coup une vision globale, permet des ajustements réguliers et coordonne les achats, explore la possibilité de varier les producteurs et les produits. A terme nous souhaitons à ce que la coordination puisse être délégué à une tâche (permanente également) mais cela nécessite là aussi de former au minimum deux membres. Voilà en gros comment cela se passe chez nous. Il est vrai que c’est un des groupes de travail qui est le plus sous tension et d’où tout départ a de suite des conséquences qu’il faut gérer rapidement. C’est là aussi actuellement un des rôles de notre salariée d’autant plus actuellement où le confinement nous a forcé à abandonner momentanément le principe obligatoire des tâches, puisque certains membres ne pouvaient se rendre sur place pour des raisons géographiques, de santé ou de responsabilité. Nous sommes actuellement en train d’essayer de revenir progressivement vers un fonctionnement plus normal, mais les membres ont du mal à d’avoir une visibilité au delà de quelques jours sur leur disponibilité. Là encore c’est notre salariée qui actuellement coordonne tout cela et adapte de semaine en semaine le calendrier d’ouverture. Je ne sais si cela peut vous aider ou s’adapter à votre situation, mais en tous les cas c’est ainsi que nous fonctionnons pour l’instant.

#5

Les 400coop sont en fait 700 sans salarié, de même que Dionycoop a St Denis avec plus de 600 coop, dont 150 qui participent aux achats.
La Singulière de Sète sont moins nombreux mais sans salarié grâce à MonEpi.
Les abeilles optent aussi pour un fonctionnement égalitaire sans salarié pour proposer des prix de vente = prix d’achat pour permettre une plus grande inclusivite.
Nous visons une taille maxi de 200 familles pour éviter la complexité qui mettrait à mal notre organisation…

#6

Merci infini pour ce partage Laurent !

#7

Bonjour à tou.tes et merci pour vos partages !

A La Fourmilière, nous avons 4 permanent.es, dont 3 salarié.es (la dernière étant arrivée il y a une semaine). Une salariée est principalement coordinatrice des achats, et les autres salarié.es ont une gamme de produits chacun.e à coordonner de manière à ce que la compétence “gestion des commandes et des stocks” ne soit pas concentrée sur une seule personne.
Par ailleurs les permanent.es ont une responsabilité de coordination à côté (chacun.e étant le lien privilégié pour tel ou tel groupe en cas de questions, éclaircissements, outillage, suivi…).

Le processus d’achat chez nous :

  • relations avec les producteurs et recherche de la gamme : groupe Appro
  • mises à jour de l’ERP : groupe Appro ou permanente (en fonction de l’autonomie informatique)
  • commandes : groupe Appro et permanent (qui accompagne si besoin et donne les différentes actualités liées aux producteurs / fournisseurs)
  • gestion des stocks : groupe Appro pendant les commandes / sinon permanent
  • gestion des bons de livraison : permanent
  • retours livraisons et négociations avec les producteurs : permanent
  • édition des étiquettes : groupe Appro en amont, et si changement de prix : les bénévoles des créneaux

Quelque chose qui est encore compliqué chez nous : le groupe Appro a été fortement sollicité pour passer les commandes depuis 1 an que nous somme ouverts, et a moins de temps pour étayer sa gamme, animer les rayons…
Ca demande aussi la présence régulière de plusieurs Fourmis autonomes (plus que 3h pas mois) sur le logiciel de caisse, car nombreux.ses sont les Fourmis qui ne le maîtrisent pas. Les permanent.es s’adaptent à chaque sous groupe pour trouver un fonctionnement donc.
La frontière entre bénévoles et permanent.es est encore floue chez nous sur la partie Appro, je crois que c’est là que c’est le plus flagrant !

On se pose donc des questions sur la répartition de l’opérationnel des commandes :

  • seulement les permanent.es pour un meilleur suivi des stocks ? (choix de SuperQuinquin)
  • une équipe de passeur de commandes qui ne soient pas forcément du groupe Appro et qui font leurs 3h de cette manière ? (ça nécessite beaucoup de communication avec les groupes)
  • continuer à faire passer les commandes par le groupe Appro au risque de demander à certain.es de beaucoup s’impliquer et de réduire le temps de travail de la gamme ?

Voilà nos réflexions à nous, c’est pas évident de trouver une solution de fonctionnement claire pour tou.tes, on a envie de valoriser les 3h de chacun.e et de définir plus clairement la répartition des responsabilités, mais aujourd’hui ce n’est pas tout à fait le cas.

N’hésitez pas si vous avez des propositions / remarques à ce sujet, on est tout ouïe :slight_smile:
Anouck pour La Fourmilière, Saint-Etienne