Bonjour à tou.tes et merci pour vos partages !
A La Fourmilière, nous avons 4 permanent.es, dont 3 salarié.es (la dernière étant arrivée il y a une semaine). Une salariée est principalement coordinatrice des achats, et les autres salarié.es ont une gamme de produits chacun.e à coordonner de manière à ce que la compétence « gestion des commandes et des stocks » ne soit pas concentrée sur une seule personne.
Par ailleurs les permanent.es ont une responsabilité de coordination à côté (chacun.e étant le lien privilégié pour tel ou tel groupe en cas de questions, éclaircissements, outillage, suivi…).
Le processus d’achat chez nous :
- relations avec les producteurs et recherche de la gamme : groupe Appro
- mises à jour de l’ERP : groupe Appro ou permanente (en fonction de l’autonomie informatique)
- commandes : groupe Appro et permanent (qui accompagne si besoin et donne les différentes actualités liées aux producteurs / fournisseurs)
- gestion des stocks : groupe Appro pendant les commandes / sinon permanent
- gestion des bons de livraison : permanent
- retours livraisons et négociations avec les producteurs : permanent
- édition des étiquettes : groupe Appro en amont, et si changement de prix : les bénévoles des créneaux
Quelque chose qui est encore compliqué chez nous : le groupe Appro a été fortement sollicité pour passer les commandes depuis 1 an que nous somme ouverts, et a moins de temps pour étayer sa gamme, animer les rayons…
Ca demande aussi la présence régulière de plusieurs Fourmis autonomes (plus que 3h pas mois) sur le logiciel de caisse, car nombreux.ses sont les Fourmis qui ne le maîtrisent pas. Les permanent.es s’adaptent à chaque sous groupe pour trouver un fonctionnement donc.
La frontière entre bénévoles et permanent.es est encore floue chez nous sur la partie Appro, je crois que c’est là que c’est le plus flagrant !
On se pose donc des questions sur la répartition de l’opérationnel des commandes :
- seulement les permanent.es pour un meilleur suivi des stocks ? (choix de SuperQuinquin)
- une équipe de passeur de commandes qui ne soient pas forcément du groupe Appro et qui font leurs 3h de cette manière ? (ça nécessite beaucoup de communication avec les groupes)
- continuer à faire passer les commandes par le groupe Appro au risque de demander à certain.es de beaucoup s’impliquer et de réduire le temps de travail de la gamme ?
Voilà nos réflexions à nous, c’est pas évident de trouver une solution de fonctionnement claire pour tou.tes, on a envie de valoriser les 3h de chacun.e et de définir plus clairement la répartition des responsabilités, mais aujourd’hui ce n’est pas tout à fait le cas.
N’hésitez pas si vous avez des propositions / remarques à ce sujet, on est tout ouïe 
Anouck pour La Fourmilière, Saint-Etienne