Assemblée Générale en temps de confinement


#1

Bonjour,

Nous (Demain Supermarché @ Lyon) projettons d’organiser une assemblée générale dans les mois à venir. N’étant certains de rien vis-à-vis du confinement à la potentielle date d’AG, nous aimerions trouver une alternative à la réunion en présentiel (en visio ? hybride ? autre ?).
Comme j’imagine que nous ne sommes (serons) pas les seuls à devoir nous organiser, je propose d’ouvrir cette discussion ici pour que chacun apporte des informations autour de ce sujet. Si vous avez déjà organisé ce type d’événement à distance, avez connaissance d’autres organismes l’ayant fait, avez toute sorte d’information pertinente, n’hésitez pas à partager :slight_smile:

Bonne journée à tou.te.s


#2

La Nef (banque coopérative) organise une assemblée générale par visioconférence pour le 16 mai 2020.
Ce que j’ai pu trouver sur leur organisation :

  • Un vote éclairé :
    • Envoi par mail d’une présentation des résolutions à voter (Vidéos explicatives) un mois avant l’AG
    • Proposition de webinaires (reunions par visio) pré-AG pour discuter/eclaircir ces résolutions
    • Liens d’inscriptions pour webinaires et AG
  • Voter avant l’AG :
    • En ligne : par formulaire jusqu’à 13h du jour de l’AG
    • Hors ligne : par courrier (inclusion des publiques non digitaux) jusque 5 jours avant l’AG
    • Possibilité de déléguer sa voix à la présidence du conseil de surveillance
  • AG en visio le jour J :
    • Possibilité de poser des questions durant des phases de question/réponses
    • Possibilité de voter en ligne jusque 13h

Je n’ai pas plus d’information sur les outils qu’ils utilisent, ni le planning de l’AG elle même. A noter que LaNef dispose de moyens humains que n’ont peut-etre pas toutes les coop.

En espérant que cela vous aide :slight_smile:


#3

Salut les demanistes, bon je n’ai pas grand’chose à dire sur le sujet mais je trouve dommage de laisser une bonne question sans réponse ! Depuis le début de la confiture, pardon du confinement, je bosse beaucoup avec Discord, qui permet d’animer facilement (et gratuitement) une communauté au quotidien, sans parler de l’avantage de son fonctionnement direct dans le navigateur (tu n’as pas forcément besoin de créer un compte ou télécharger une appli). Le système de catégories et de salons permet aussi de créer des groupes de travail, donc si tu prévois par exemple un forum ouvert ça peut être sympa. Après je n’ai pas trouvé les mêmes fonctions “descendantes” que dans Zoom, tu peux certes brancher/débrancher les micros des participant.e.s mais il n’y a pas le “lever la main” pour résoudre l’ordre des questions, peut-être en utilisant le chat ? Bref il faut tester… si tu veux je t’envoie une invit’ sur le serveur discord de la supercoop 57 que j’anime en ce moment ?


#4

Merci, je veux bien une invitation (mon compte: P.O#2010 ) :slight_smile:


#5

Je joins ici ce qu’ils se dit sur ce sujet dans notre coop :

  1. l’AG à distance pour l’ASSO est possible juridiquement (une ordonnance du gouvernement autorise les AG à distance) mais très compliquée techniquement car un format visio/audio en direct est imposé => implique d’avoir + de 100 personnes sur une même session Jitsy ou OVH + trouver un logiciel de vote gratuit et sécurisé, avoir un système de vérification des identités, etc.
    Sachant que cette AG n’est pas vitale/urgente et que le risque juridique en la reportant est minime => bref, il semble préférable de la reporter plutôt que de se lancer dans une usine à gaz.

  2. tenir l’AG de la coopérative est impossible (techniquement et juridiquement) car une ordonnance a assoupli certaines règles (pas besoin d’une AG en présentiel) mais pas toutes (on ne peut pas déroger à nos modalités de votes en AG : la main levée !). Nous devons donc reporter l’AG à des jours meilleurs.

  3. Il existe peut-être une alternative pour la Coopérative => ne pas faire d’AG mais passer par le mécanisme de “consultation écrite” qui est un mode de décision utilisable par les SAS si elles le prévoient dans leurs statuts. Nous ne l’avons pas prévu, mais…l’ordonnance spéciale Covid nous autorise à l’utiliser (même si nos statuts ne le prévoient pas !).
    Une consultation écrite consiste à envoyer à tous les coopérateurs un formulaire listant des décisions à prendre avec en face des cases à cocher : oui / non / abstention. Chaque coopérateur renvoie son formulaire rempli et il ne reste plus qu’à décompter les voix et faire un PV pour acter les prises de décisions.
    Ca a l’air tellement simple que j’en viens à douter que ce soit possible, je compte donc faire d’abord valider ce raisonnement par d’autres personnes avant de proposer quoi que ce soit au collectif sur cette base.

Outils :

PS: pour les adhérents de l’URSCOP, un webinair de 8min y est dédié.


#6

Merci PO, c’est sûr que c’est chaud… pour ton point n°3 tu as regardé des trucs comme ça sinon :


Invit’ Discord envoyée en MP.

Pour l’aspect sanitaire dans les réus nous on nomme maintenant, en plus des traditionnel.le.s animateur.trice, maitre.sse du temps et scribe, un.e “medic” qui s’assure du respect d’une large distance physique, du port permanent du masque (notamment quand on prend la parole), et de l’usage immodéré du gel hydroalcoolique.

Ça fait qu’on peut se trouver ou retrouver “en vrai” en extérieur et en sécurité, mais dans l’illégalité (puisqu’à l’heure où on cause les rassemblements de plus de dix personnes sont toujours interdits). Je ne dis pas que c’est ce qu’il faut faire absolument mais nous c’est tout ce qu’on a trouvé pour l’instant pour résister à l’effritement très contemporain du lien social…


#7

Bonjour,
A Paris, le supermarché “Les 400coops” ont tenu une AG en ligne, ainsi que “Un peu avant La Source” (supermarché encore en projet).


#8

Salut Flo,
Est ce qu’on peut en savoir plus sur les AG des 400coops et de la source ? Quelles modalités d’orga ont été mises en oeuvre?
Merci d’avance.


#9

Bonjour, pour l’AG NUMÉRIQUE des 400 Coop, 2 messages ci-dessous résument assez bien :
"Cher.e.s coopérateurs.trices,
Suite au confinement dû au coronavirus, nous sommes dans l’obligation de modifier la tenue de l’Assemblée Générale des 400 Coop devant se tenir le 25 avril prochain. Nous avons décidé collectivement de ne maintenir que l’approbation des comptes et du rapport d’activité de l’année 2019, seules obligations légales.
Pour ce faire, la loi autorise les assemblées générales “à huis clos”, c’est-à-dire hors la présence physique ou par des moyens de télécommunications des coopérateurs.
Aussi sommes-nous en train de mettre en place un système de vote par voie électronique qui aura lieu le 25 avril 2020, de 10h à minuit.
Ordre du jour :…
Lien pour télécharger tous les documents avant le 21 Avril : …
Pour poser vos questions, envoyez un mail, jusqu’au 22 avril à l’équipe de modération qui fera la synthèse des questions et réponses pour le 25 avril : moderation@les400coop.fr
IMPORTANT !!
Pour faciliter l’organisation de cette AG, merci de valider la réception de ce mail en cliquant sur le bouton suivant :
Cliquer pour confirmer la lecture du mail
Procédure de l’AG numérique
• 14 avril : Convocation à l’Assemblée Générale
• du 14 au 22 avril : Envoi des questions de la part des coopérateurs à la modération
• 22 avril : Envoi électronique des mots de passe pour voter
• 25 avril : Synthèse des questions-réponses + procédure de vote
• 28 avril : Communication sur les résultats
En cas de problème ou question, contactez-nous : …

"Cher.e.s coopérateurs.trices,
Voici le lien pour procéder au vote de l’AG numérique des 400 Coop …
Certains ont des difficultés pour accéder aux documents, voici donc un lien de téléchargement : https://wetransfer.com/downloads
Pour voter, à partir de 10h :
• Munissez-vous de votre code secret envoyé par Arthur il y a quelques jours (vérifiez dans vos spams).
Attention, vous avez jusqu’à minuit ce soir pour voter !
Nous vous rappelons que le quorum pour valider l’AG est d’environ 150 membres. Nous vous remercions de prendre le temps de voter.
Ordre du jour …
Tous les documents pour voter, ainsi qu’une synthèse des questions/réponses sont consultables ici : …
Si vous rencontrez des difficultés, envoyez un mail, à l’équipe de modération: moderation@les400coop.fr
Si vous n’avez pas reçu votre code secret (vérifiez dans vos spams, l’envoi a été fait le 22 avril), contactez directement Héloïse : …
La procédure de dépouillement aura lieu de la manière suivante :
• vérification de l’existence des codes secrets par une membre de la modération et contrôle du quorum.
• dépouillement des framaforms validés par une autre membre de la modération.
• vérification des résultats par la troisième membre de la modération.


#10

Bonjour bonjour, Pour La Source (convocations et documents envoyés plus tôt) :
:mega: C’est aujourd’hui qu’a lieu notre Assemblée générale 2020 !
Rendez-vous cet après-midi pour une visioconférence et une séance de vote.
Ci-dessous les liens et les réponses à vos questions.
À tout à l’heure 🥳 🥳 🥳
14 h - 15 h : Visioconférence
Au programme :
une présentation du rapport moral et des propositions de modifications statutaires (20 minutes environ)
délibérations et questions réponses
actualités de l’asso :broccoli: :carrot: :green_apple: :kiwi_fruit:
Nos conseils pour une visio réussie :
prévoyez quelques minutes en amont pour vous connecter surtout si c’est votre première fois sur GoToMeeting
entrez dans la réunion le son coupé et dites bonjour sur le tchat de la visio :wink:
posez vos questions sur le tchat tout le long de la visio
au moment du temps d’échanges, levez la main pour demander la parole

Comment utiliser GoToMeeting ? <
Pouvez-vous suivre la visioconférence sur votre téléphone ?
Oui, soit vous télécharger l’application, soit vous appeler le numéro indiqué dans le document d’aide ci-dessus. Attention si vous choisissez d’appeler le numéro vous n’aurez ni visio ni tchat !
Se connecter à la visioconférence
15 h - 23h59 : Vote
Pour voter, c’est simple :
Consultez le rapport moral et les propositions de modifications statutaires (voir les documents à lire ci-dessous)
Le samedi 9 mai à partir de 15 h (avant votre vote ne sera pas comptabilisé)
Cliquez sur le bouton “Voter” (ci-dessous)
Indiquez votre nom, votre prénom et votre adresse mail (celle à laquelle vous avez reçu ce mail)
Cochez les cases correspondant à votre vote
Cliquez sur “Soumettre” en fin de page
Les documents à lire
Rapport moral <
comprend le rapport d’activité, le rapport d’orientation et les comptes
Propositions de modifications statutaires <
Êtes-vous obligé d’assister à la visioconférence pour pouvoir voter ?
Non, même si on aimerait vous voir :wink: Les documents sur lesquels voter vous ont été envoyés. Si tout est clair pour vous, vous pourrez voter directement.
Voter (à partir de 15 h)
ATTENTION, SEULS LES VOTES FAITS SAMEDI 9 MAI
ENTRE 15 H et 23H59 SERONT VALIDES
Vous ne voulez/pouvez pas voter avec ce formulaire en ligne ?
Envoyez-nous un mail avec toutes les informations nécessaires (voir le formulaire en ligne) à contact@cooplasource.fr ou 06 …


#11

Merci pour les infos !