Charte pour la Communication Interne et Externe


#1

Bonjour à tous,

Ici à Aix-en-Provence, nous avons créé l’association “Aix’Elan Coop” pour porter le projet de création du supermarché et nous avons créé 3 groupes de travail : l’Appro, la Gouvernance, et la Communication.

Bien que notre communication externe fonctionne plutôt bien (80 adhérents en 3 mois d’existence), nous sommes en train de prendre conscience qu’il est tout aussi important d’organiser la communication interne, notamment pour :

  • permettre l’existence de la gouvernance partagée (pas de circulation efficace de l’information, pas de réelle prise de décision collective…)
  • bien intégrer les nouveaux adhérents et fédérer le collectif

Ainsi, nous avons estimé nécessaire de rédiger une “Charte de la Communication”, et nous commençons en ce moment sa rédaction.

Avez-vous rédigé une telle charte, et auriez-vous la gentillesse de la partager ici avec nous ?

MERCI BEAUCOUP et à bientôt !

PS : Voici les premières lignes de notre Charte, si vous souhaitez interagir sur ce contenu :
“OBJECTIFS
L’objectif de cette charte est d’établir les principes et les moyens d’une communication interne et externe harmonieuse et constructive.
PRINCIPES
La communication harmonieuse se base sur les principes de respect réciproque, de politesse et courtoisie, de confiance mutuelle et de transparence.
La communication constructive se définit par l’objet de l’association tel qu’il est mentionné dans les statuts : accompagner la création d’un supermarché coopératif et participatif à Aix-en-Provence.”


#2

Bonjour, pour info quelques réflexions sur le bon usage des mails, si ça peut vous être utile :slight_smile:

De l’usage des mails à La Cagette - V1

Contexte : Combien de fois entend-on au détour d’un rayon ou au coin de la rue “On croule sous les mails à la Cagette !” ou encore “ Tu as vu le mail de Gertrude qui a fait “répondre à tous” ? J’aurais pas aimé !”. Les mails à la Cagette sont le quotidien de toutes celles et ceux qui sont impliqué·e·s et représentent l’un de nos outils principaux de coopération et coordination. Malgré un climat général bienveillant, leurs usages ne coulent pas de source. Vous trouverez ci-dessous un récap des bonnes pratiques à garder en mémoire… Allez on tourne 7 fois sa souris sur son tapis avant d’appuyer sur “entrée” pour envoyer un mail !

L’intention du mail
● Avant d’envoyer un mail, je me demande pourquoi je l’envoie. Je m’assure que mon intention est bienveillante et utile,
● Si quelque chose à La Cagette me choque ou me surprends la première chose à faire est de demander plus d’informations,
● Si je ne comprends pas l’intention de quelqu’un, la première chose à faire est de lui demander de clarifier son intention.

L’utilisation du mail
● J’utilise le “répondre à tous” uniquement quand c’est nécessaire : quand je souhaite parler à quelqu’un·e en particulier mais que je ne connais pas son adresse mail, je demande à ma ou mon animateur·rice de groupe de me donner son contact.
● J’utilise de préférence le plus petit groupe concerné quand je m’adresse à plusieurs personnes ; exemple, s’il s’agit d’une question sur les salades j’écris à approlegumes@mail.fr au lieu d’écrire à toute l’appro, voire à toute La Cagette !
● Pour rappel : il y a trois types de destinataires à mail
○ “À” : Ce champ est réservé aux destinataires principaux·les
○ “Cc” : Ce champ est réservé aux destinataires secondaires. Celleux-ci pourront voir les destinataires principaux·les.
○ “Bcc” ou “Cci” : Ce champ est réservé aux destinataires «caché·e·s», c’est-à-dire que personne ne pourra voir que je les ai mis·e·s en copie.
● Je suis concis·e : j’évite les mails trop longs.
● Quand il y a trop d’échanges de mails, c’est surement qu’il est nécessaire d’en discuter de vive voix. J’essaye d’organiser une réunion ou d’en parler au téléphone…
● Je remplis le champ ”Objet”. Trop souvent oublié, il est pourtant primordial, notamment car la recherche de mail se fait beaucoup plus aisément avec un objet clair et pertinent. C’est pourquoi il est important :
○ De mettre en début d’objet en majuscule le ou les groupes concernés
○ Que l’objet soit court et concis
Un petit exemple : “COMPTA - besoin d’aide pour le traitement des BL”

Le contenu du mail
● Si je suis en colère ou énervé·e, je patiente et réponds plus tard, à froid.
● Je réponds à une chaîne de mails de façon constructive pour faire avancer le projet de La Cagette.
○ Je ne noie pas mes correspondant·e·s sous les e-mails. Je limite autant que possible le nombre de messages que j’envoie.
○ Concrètement, j’évite la redondance (je peux par exemple répondre en utilisant le “+1” ou “je suis d’accord” sans avoir besoin de reformuler ce qu’il vient d’être dit)
○ Je reconnais le travail déjà effectué
○ Je garde en tête que l’enjeu central est le projet sur lequel le collectif travaille. Dans le cas d’un désaccord, je le formule de manière constructive: “Je ne suis pas d’accord avec ce que tu as fait et je suis disponible pour qu’on améliore ça ensemble”.
○ Je décroche mon téléphone si je veux en discuter avec quelqu’un·e ou si une formulation me semble ambigüe
● Je me relis !
○ Cela peut paraître bête à dire, mais une relecture de votre mail est toujours la bienvenue.
○ Vous pourrez aussi joindre les pièces-jointes que vous pensiez envoyer et que vous avez oublié (et éviter de renvoyer un nouveau mail). Cela vous permettra aussi de limiter au maximum fautes d’orthographe, de frappe, et autres erreurs.

La tonalité du mail
● Je favorise le positif : les tournures de phrases négatives sont interprétées par le cerveau et laissent une empreinte négative
● Je suis bienveillant·e : mettons nous à la place de l’autre quand nous envoyons un mail, essayons de faire des mails “enjoués”
● Je n’interpelle pas les personnes par mail et je ne prend pas de tierce personne ou tout un groupe à témoin.
● J’évite les mots tout en majuscules : l’utilisation des majuscules dans les courriels équivaut à CRIER. Mieux vaut donc éviter d’écrire des mots complets en majuscules.

Pistes et perspectives :
● Questionner le ton de nos échanges revient à interroger notre capacité à “nous mettre à la place de”, à “faire un travail sur nous même” pour comprendre les raisons à nos émotions (la colère par exemple)… En somme à se former sur ce que certain·e·s appellent la Communication Non-Violente. Le Comité Animation retient la piste de proposer des formations sur le sujet à destination de nos membres.
● Questionner la place et le rôle du mail revient à questionner les modes de communication alternatives à ce vecteur de communication. Quelles sont les autres options que le mail pour nous permettre de communiquer et de coopérer au sein des groupes de travail ?


#3

Version résumée :
MailsMemo


#4

Merci pour ce partage Charles ! Le sujet des emails n’est pas anecdotique, on le constate bien. Nous allons pouvoir enrichir notre réflexion de votre apport. Merci la Cagette !