Comptabilité en interne ou externe

Bonjour à tous,

nous ouvrons une Coop à Munich d’ici peu. Nous hésitons à externaliser la comptabilité et bureau de paie.
Je voudrais savoir si certains en ont fait l’expérience et peuvent faire un retour. Est-ce conseillé? La communication entre membres bénévoles et comptables pro fonctionne-t-elle? En terme de coût, existe-t-il un comparatif?

merci pour vos retours.

Bonjour Quentin,

Je te réponds pour Bordeaux.

Historiquement, on avait commencé par gérer la compta avec des bénévoles. Cela ne s’est pas super bien passé avec notre première comptable car elle n’avait pas d’interlocuteurs fixe ce qui compliquait les échanges. Je pense que ça reste envisageable, mais vous avez intérêt à avoir un ou une réferent.e petite équipe qui gère les relations avec le ou la comptable et une organisation rigoureuse pour ne pas éparpiller toutes les pièces partout.

Quant à notre organisation actuelle :

  • toute la comptabilité est externalisée, y compris la paie
  • on travaille avec Odoo et on réalise des exports d’écritures comptables avec le module de gestion des factures qui génère le travail de saisie comptable le plus volumineux

Cela marche plutôt bien. Après, y’a plein d’autres manières de fonctionner: faire tourner toute la compta sur Odoo, intervenir directement sur le logiciel de ta comptable avec des bénévoles pour faire de la saisie…

En termes de coûts, tu peux te faire ton comparatif toi-même avec les états financiers que tu trouveras sur le drive intercoop (il y a au moins ceux de Supercoop et de Cagette).

Bonne journée!
Renaud

bonjour, merci pour ces infos.
Coop14 démarre dans les jours qui viennent, avec une installation standard Cagette.
Au départ, sans comptabilité, mais j’envisagerais bien d’intégrer la comptabilité notamment pour avoir un tout en un sur la compta fournisseur, et si possible être plus fluide sur le règlement des livraisons.
A suivre…

C’est tutafé faisable sous Odoo v9 Cooperatic (si c’est bien ce que tu appelles une « installation standard Cagette », en fait il s’agit d’un mix entre les divers dev et paramétrages de la Louve, de la Cagette et des Grains de Sel sur Odoo v9) mais ça demande beaucoup de grattage et paramétrage ! On est en train d’y arriver là au bout d’une dizaine de jours :slight_smile:

Bravo la Cagette ! Est-ce que je peux rejoindre votre groupe de travail ? contribuer ? piller éhontément le fruit de tous vos travaux :wink: ?

Piller éhontément oui oeuf corse mais seulement si tu parviens à trouver quoi et où… on a changé beaucoup de trucs et pas documenté grand chose évidemment, et on est encore loin d’être sûrs à 100% du résultat (on essaie déjà de rattraper ce qu’on n’a pas saisi avant de passer en prod).

Pour être tout à fait clairs, tu me confirmes que la coop 14 a souscrit une offre d’hébergement Odoo chez Coopératic ? Et que vous avez eu la même base et le même plan comptable préinstallé que nous ?

Pour être tout à fait clair de mon côté :wink: , je ne fais plus partie de la Cagette de Montpellier et vis et travaille maintenant à Metz dans le projet Graoucoop ; quant à Coopératic, même si c’est une entreprise qui est plus ou moins née à la Cagette, elle en est entièrement indépendante et est prestataire de services pour d’assez nombreuses coops en France. Évidemment on garde des liens très forts mais on ne partage aucun intérêt financier, c’est ça que je veux dire… Enfin, le site cagette.net n’a rien à voir avec toutes les entreprises précédemment citées (c’est une autre initiative qui rend surtout service aux amaps et aux groupements d’achat).

Salut,

A Rennes, je n’ai pas toutes les infos mais je peux donner quelques pistes.

Les membres de notre commission financement sont les interlocuteurs privilégiés auprès de notre comptable externe. Ce dernier a participé à leur dernière réunion il me semble. Un des trésoriers de la coopérative fait la déclaration de TVA à chaque fin de mois.

Nous avons créé des créneaux « compta », pendant lesquels nous faisons la saisie des factures dans un logiciel de compta (cégid je crois). Ces créneaux permettent à des bénévoles éloignés géographiquement et/ou avec des horaires atypiques de pouvoir participer au projet. Je participe à ces créneaux depuis peu, c’est plutôt simple et accessible.

A la Cagette, nous avons une grosse équipe de coops qui font leurs service en compta.

Le tout est coordonné par une coop bénévole géniale, passionnée, retraitée, qui y passe un équivalent temps plein + une salariée.

Ce binôme a rendez-vous au moins une fois par trimestre avec notre comptable pour faire un arrêté comptable trimestriel.

Pour le reste, le travail est réalisé par des équipes de coops spécialisées sur une tâche. Ils font ça souvent à distance dans le cadre de leur « services de 3h ». Ils sont formés pour ça.

Il y a :
Un comité factures / réclamation :
Certain.e.s coops font le pointage des facture / bons de livraison: bons de commandes odoo .
D’autres font les réclamations et le suivi des avoirs /remboursements.
D’autres scannent et archivent les factures.
D’autres font la saisie dans le logiciel de compta (icompta) sur une instance mise à dispo par le cabinet comptable.
Enfin, un.e salarié.e fait les paiements sur le compte bancaire.

Un comité "brinks"
Un binôme récupère chaque semaine toutes les enveloppes de caisse, pointe les montants de chaque mode de paiement et les compare avec Odoo, mène l’enquête si ça ne correspond pas, puis fait les dépôts d’espèces en banque. En allant faire les dépôts, ils en profitent pour faire de la monnaie et la rapporter au coffre pour que nous puissions remplir les fonds de caisse.

Un comité "souscription"
Qui prépare les dépôts en banque liés aux souscriptions de parts sociales et qui les saisit dans le logiciel de compta.

La comptable
A la fin, il reste quelques écritures à passer par la comptable car les coops ne savent pas le faire : les quote part de subvention, les immobilisations avec le calcul de l’amortissement, factures non-parvenues et charges constatées d’avance…
Enfin, elle procède à un contrôle final de tous les comptes avant la clotûre.
Pour tout ce travail, l’expert comptable nous a fait payer 5200€ HT.
Les premières années, elle avait supervisé et formé les bénévoles et les salarié.e.s ce, et elle faisait la plupart des saisies qui sont aujourd’hui faites par des coops. Cela nous coûtait donc beaucoup plus cher pour un nombre moins élevé d’écritures (9000€).

Pour pouvoir faire la clôture comptable dans i compta il faut enfin que nous fassions des exports depuis Odoo et depuis les comptes bancaires.

bonjour Julien, merci pour ta réponse.
Coop14 est effectivement en contrat avec Cooperatic, et on est proche géographiquement des Grains de Sel, qui sont également avec Cooperatic.
On est parti avec l’installation de base de la Cagette, je confirme.
Pour le plan comptable et les comptes 707 et 607 associés aux ventes, je suis sur des comptes simplifiés en fonction de la TVA (707055, 707020, 707010). Le reste n’a pas été changé, ou très à la marge (a priori, il y avait des choses bizarres dans les comptes définis dans le plan comptable, mais pas forcément utilisé).
On est en activité depuis le 27/4 après une installation hyper rapide (focalisée sur la mise en place des articles, de la balance, de la caisse, du TPE - on fait uniquement chèques et espèces). On est en train de mettre à jour l’inventaire, mais on n’a pas encore passé les commandes dans Odoo, on va le faire d’ici 1 à 2 semaines.
On vient d’avoir une info intéressante sur la compta liée à Odoo Community (dans le cadre de la recherche d’un expert comptable) :

  • la perspective d’avoir un module comptabilité certifié développé pour l’édition communautaire est très incertaine (explications ici et ici)
  • le logiciel de caisse de la version communautaire n’est pas certifiable par Odoo (explications ici), qui propose soit de migrer sur une version Odoo Entreprise, soit de contacter son intégrateur pour se faire délivrer une attestation individuelle. Pour mémoire, le logiciel de caisse doit être certifié dès lors que l’assujetti ne bénéficie pas (ou plus) de la franchise en base de TVA.

Concernant une éventuelle fraude à la TVA, ce serait un comble d’être redressé quand on a tous les paiements soit en chèque, soit en CB, et qu’on applique une marge fixe de 23% partout. Je ne vois pas beaucoup de business aussi transparents que ça !?

Salut Fabien merci pour la tienne ! Je n’ose pas trop te répondre sur les comptes etc, j’attends d’avoir un.e expert.e comptable qui y mette le nez pour terminer de comprendre exactement ce qui est attendu et m’exprimer sur le sujet :wink:

C’est marrant que vous n’ayez pas commencé par gérer les stocks, commandes et réceptions, pour moi c’est le plus facile dans Odoo… mais bon je suis probablement plus que rodé par quelques années d’utilisation à grande échelle. Pour moi c’est quand même le gros point fort d’Odoo en termes de gains de productivité (même s’il reste quelques détails agaçants qui ne seront probablement jamais modifiés).

Pour la certif TVA merci pour ces éléments un peu inquiétants, évidemment la Coop 14 et Graoucoop ne se poseront sérieusement la question qu’à partir de l’an prochain mais je vais toujours demander à Coopératic s’ils savent nous certifier le bouzin…

Allez salut et tout de bon, on fait progresser le chiffre la semaine prochaine hein !

Oui, nous proposons dans nos offres d’hébergement des attestations. Celles ci attestent que le client ne peut pas modifier le code et que le code ne permet pas de truander des ventes, et donc la tva.
Une attestation ou un logiciel certifié ont la même valeur.
Il est prévu d’ici quelques années (> 3ans) de contrôler en priorité les entreprises qui n’ont pas de logiciels comptable certifiés, mais je ne pense pas que cela s’applique à ceux qui ont un pos sur odoo puis leur comptabilité finalisé dans un logiciel comptable certifié.
En effet cela ne pousse pas à faire l’intégralité de sa compta sur odoo.

Merci beaucoup pour toutes ces infos.

@Julien et Fabien ça m’intéresse aussi d’avoir de l’info sur des travaux de paramétrage d’Odoo! en dehors des quelques infos sur le Wiki (remplies par Toulouse il me semble), des vidéos youtube de Simon de la Louve, il y’a vraiment pas de manuel. Heureusement que la base test existe et que nos comptables sont téméraires.

Je viens de paramétrer la moitié du module facturation. Il génère des écritures exportables/importables s’agissant de l’enregistrement des factures (Débit - 607 / Crédit 401). J’ai pas touché les écritures de règlement car ça sert à rien si on fait pas de rapprochement bancaire, mais au moins Odoo permet de tracer efficacement les factures réglées/non-réglées.

J’ai tenu à jour:

  • un tableau trello avec les modifications de paramétrages que je faisais au fur et à mesure; je peux le copier et vous le partager si ça vous intéresse
  • des tutos détaillés pour valider / contrôler une facture et lui mettre un tag (via les systèmes d’abonnement sous les factures) / exporter les écritures comptables → ils sont dispos sur le drive intercoop ici .

Hésitez pas à me faire des retours si vous en avez. Bonne journée!

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sacré travail Renaud, merci ! Ça serait top si on arrivait à résumer ton analyse / ton travail dans un guide dédié à la compta sur Odoo.

Je pense notamment à l’écriture d’un « livre » sur l’étagère dédié à Odoo dans les guides interfoodcoop. Est-ce que tu te sens l’énergie pour faire ça ? (Il est possible de créer des nouveaux livres en « se connectant » sur l’outil des guides)

Bonjour Paul,

Merci de me flécher vers ce Guide, jusqu’à maintenant je ne connaissais que l’ancien wiki. C’est une excellente suggestion en tout cas. C’est pas l’envie qui manque en tout cas, j’essaye de faire quelque chose dès que j’ai le temps :slight_smile:
Bonne journée!

Idem :smiley: on voit (enfin !) un expert comptable ce samedi, on va essayer de lui poser les bonnes questions pour comprendre keskifoferéoù, et on viendra documenter le wiki et/ou les guides… par ailleurs on m’a très gentiment passé un lien vers les procédures de « l’Alliance » (c’est le nom que se donnent les 8 ou 10 coops faisant partie de PFCA, « Participative Food Coop Alliance », c’est-à-dire le projet Boothien de mutualisation du développement informatique, ça me fait bien marrer parce si eux c’est l’Alliance, nous on est quoi, la Horde !?), bref il y a plein d’infos utiles là-dedans, évidemment n’en étant pas propriétaire je ne peux pas les diffuser mais je compte bien intégrer puis documenter les bonnes pratiques ! Affaire à suivre donc, vive la compta et vivent les coops !

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