Comptabilité en interne ou externe

Bonjour à tous,

nous ouvrons une Coop à Munich d’ici peu. Nous hésitons à externaliser la comptabilité et bureau de paie.
Je voudrais savoir si certains en ont fait l’expérience et peuvent faire un retour. Est-ce conseillé? La communication entre membres bénévoles et comptables pro fonctionne-t-elle? En terme de coût, existe-t-il un comparatif?

merci pour vos retours.

Bonjour Quentin,

Je te réponds pour Bordeaux.

Historiquement, on avait commencé par gérer la compta avec des bénévoles. Cela ne s’est pas super bien passé avec notre première comptable car elle n’avait pas d’interlocuteurs fixe ce qui compliquait les échanges. Je pense que ça reste envisageable, mais vous avez intérêt à avoir un ou une réferent.e petite équipe qui gère les relations avec le ou la comptable et une organisation rigoureuse pour ne pas éparpiller toutes les pièces partout.

Quant à notre organisation actuelle :

  • toute la comptabilité est externalisée, y compris la paie
  • on travaille avec Odoo et on réalise des exports d’écritures comptables avec le module de gestion des factures qui génère le travail de saisie comptable le plus volumineux

Cela marche plutôt bien. Après, y’a plein d’autres manières de fonctionner: faire tourner toute la compta sur Odoo, intervenir directement sur le logiciel de ta comptable avec des bénévoles pour faire de la saisie…

En termes de coûts, tu peux te faire ton comparatif toi-même avec les états financiers que tu trouveras sur le drive intercoop (il y a au moins ceux de Supercoop et de Cagette).

Bonne journée!
Renaud

bonjour, merci pour ces infos.
Coop14 démarre dans les jours qui viennent, avec une installation standard Cagette.
Au départ, sans comptabilité, mais j’envisagerais bien d’intégrer la comptabilité notamment pour avoir un tout en un sur la compta fournisseur, et si possible être plus fluide sur le règlement des livraisons.
A suivre…

C’est tutafé faisable sous Odoo v9 Cooperatic (si c’est bien ce que tu appelles une « installation standard Cagette », en fait il s’agit d’un mix entre les divers dev et paramétrages de la Louve, de la Cagette et des Grains de Sel sur Odoo v9) mais ça demande beaucoup de grattage et paramétrage ! On est en train d’y arriver là au bout d’une dizaine de jours :slight_smile:

Bravo la Cagette ! Est-ce que je peux rejoindre votre groupe de travail ? contribuer ? piller éhontément le fruit de tous vos travaux :wink: ?

Piller éhontément oui oeuf corse mais seulement si tu parviens à trouver quoi et où… on a changé beaucoup de trucs et pas documenté grand chose évidemment, et on est encore loin d’être sûrs à 100% du résultat (on essaie déjà de rattraper ce qu’on n’a pas saisi avant de passer en prod).

Pour être tout à fait clairs, tu me confirmes que la coop 14 a souscrit une offre d’hébergement Odoo chez Coopératic ? Et que vous avez eu la même base et le même plan comptable préinstallé que nous ?

Pour être tout à fait clair de mon côté :wink: , je ne fais plus partie de la Cagette de Montpellier et vis et travaille maintenant à Metz dans le projet Graoucoop ; quant à Coopératic, même si c’est une entreprise qui est plus ou moins née à la Cagette, elle en est entièrement indépendante et est prestataire de services pour d’assez nombreuses coops en France. Évidemment on garde des liens très forts mais on ne partage aucun intérêt financier, c’est ça que je veux dire… Enfin, le site cagette.net n’a rien à voir avec toutes les entreprises précédemment citées (c’est une autre initiative qui rend surtout service aux amaps et aux groupements d’achat).

Salut,

A Rennes, je n’ai pas toutes les infos mais je peux donner quelques pistes.

Les membres de notre commission financement sont les interlocuteurs privilégiés auprès de notre comptable externe. Ce dernier a participé à leur dernière réunion il me semble. Un des trésoriers de la coopérative fait la déclaration de TVA à chaque fin de mois.

Nous avons créé des créneaux « compta », pendant lesquels nous faisons la saisie des factures dans un logiciel de compta (cégid je crois). Ces créneaux permettent à des bénévoles éloignés géographiquement et/ou avec des horaires atypiques de pouvoir participer au projet. Je participe à ces créneaux depuis peu, c’est plutôt simple et accessible.

A la Cagette, nous avons une grosse équipe de coops qui font leurs service en compta.

Le tout est coordonné par une coop bénévole géniale, passionnée, retraitée, qui y passe un équivalent temps plein + une salariée.

Ce binôme a rendez-vous au moins une fois par trimestre avec notre comptable pour faire un arrêté comptable trimestriel.

Pour le reste, le travail est réalisé par des équipes de coops spécialisées sur une tâche. Ils font ça souvent à distance dans le cadre de leur « services de 3h ». Ils sont formés pour ça.

Il y a :
Un comité factures / réclamation :
Certain.e.s coops font le pointage des facture / bons de livraison: bons de commandes odoo .
D’autres font les réclamations et le suivi des avoirs /remboursements.
D’autres scannent et archivent les factures.
D’autres font la saisie dans le logiciel de compta (icompta) sur une instance mise à dispo par le cabinet comptable.
Enfin, un.e salarié.e fait les paiements sur le compte bancaire.

Un comité "brinks"
Un binôme récupère chaque semaine toutes les enveloppes de caisse, pointe les montants de chaque mode de paiement et les compare avec Odoo, mène l’enquête si ça ne correspond pas, puis fait les dépôts d’espèces en banque. En allant faire les dépôts, ils en profitent pour faire de la monnaie et la rapporter au coffre pour que nous puissions remplir les fonds de caisse.

Un comité "souscription"
Qui prépare les dépôts en banque liés aux souscriptions de parts sociales et qui les saisit dans le logiciel de compta.

La comptable
A la fin, il reste quelques écritures à passer par la comptable car les coops ne savent pas le faire : les quote part de subvention, les immobilisations avec le calcul de l’amortissement, factures non-parvenues et charges constatées d’avance…
Enfin, elle procède à un contrôle final de tous les comptes avant la clotûre.
Pour tout ce travail, l’expert comptable nous a fait payer 5200€ HT.
Les premières années, elle avait supervisé et formé les bénévoles et les salarié.e.s ce, et elle faisait la plupart des saisies qui sont aujourd’hui faites par des coops. Cela nous coûtait donc beaucoup plus cher pour un nombre moins élevé d’écritures (9000€).

Pour pouvoir faire la clôture comptable dans i compta il faut enfin que nous fassions des exports depuis Odoo et depuis les comptes bancaires.