Bonjour,
Y a t il des coopératives qui ont mis en place un contrôle des factures fournisseurs pour être certain qu’ils facturent correctement ?
Merci
Arnaud
Salut,
A l’éléfàn (Grenoble), nous le faisons depuis le début. C’est une tâche dans le périmètre de notre salariée. Sur les deux dernières années, ce sont plus de 1000 € par an que nous avons « récupéré » ainsi.
Il me semble que La Cagette avait également mis en place cela à un moment et avait observé des effets similaires.
Nous vérifions les factures dans les deux sens et informons également nos fournisseurs quand ils ont fait des erreurs en notre faveur.
Oui, il est vivement conseillé de vérifier toutes les factures. Il y a très régulièrement des erreurs sur les factures et des réclamations à faire auprès des fournisseurs.
Nous procédons en plusieurs étapes :
- Nous pointons tous les bons de livraisons à la réception. Si nous constatons un problème, nous remplissons un rapport sur notre logiciel de réception.
- Si il y a un problème sur une livraison ou un BL, nous faisons une réclamation auprès des fournisseurs via une boîte mail dédiée.
- Ensuite les bénévoles de la compta font un rapprochement entre les BL et les Factures. Si il y a un problème, ils font à nouveau une réclamation.
- Enfin il faut faire un suivi des réclamations pour voir si elles sont bien traitées.
Ce process est très long et fastidieux mais il permet d’être facturé sur le montants justes et d’être pris au sérieux par les fournisseurs. En cumulé, ça permet de récupérer de belles sommes d’argent.
Cela dit il n’y a aucune obligation à faire ce travail. Chaque projet doit estimer si ça vaut la peine de faire tout ce travail et fixer son degrés d’exigeances. Selon la charge de travail, les effectifs de salarié.e.s, de bénévoles dispo, on peut être ammené à ne plus faire de suivi. Il faut juste évaluer si les sommes d’argent en valent la peine…