Bonjour Kim,
Alors à La Cagette nous avons opté, pour l’envoi des mails aux coopérateur·rice·s, pour l’utilisation des listes de diffusion modérées proposées par OVH (solution payante pas cher qqs €/mois), ce type de listes de diffusion est proposé par de nombreux fournisseurs d’accès.
La liste de diffusion modérée est essentielle, c’est le seul moyen que les destinataires ne se retrouvent pas inondés rapidement de spams, et d’autre-part les serveurs courrier ne considèrent pas les mails provenant de listes de diffusion modérées comme des spams (enfin il peut y avoir des erreurs, mais à part certains cas isolés ça fonctionne plutôt bien en plus de 5 ans d’expérience). Une fois le mail envoyé à la liste de diffusion, le modérateur (la personne chez vous qui se charge de l’envoi des mails) reçoit un mail de demande de confirmation lui demandant de valider l’envoi du mail, c’est donc le modérateur qui recevra aussi tous les spams envoyés à la liste et ne confirmera donc pas leur envoi à toute la liste.
Nous envoyons le mail à la liste de diffusion depuis une adresse mail spécifique, toujours la même, car c’est l’adresse qui apparaitra comme adresse d’expéditeur dans le mail que recevront les destinataires, c’est aussi l’adresse que ceux qui auront un problème de réception devront mettre dans leur carnet d’adresse pour régler un soucis de mise en spam abusive (certains serveurs courriers ont une tendance excessive à vouloir tout mettre en spam selon des critères très variables des uns aux autres comme un titre de mail en majuscules, trop de fichiers joints, trop de liens…).
Les mails sont tout simplement composés dans un éditeur mail classique. Pour limiter le poids des mails (qui peut être aussi une cause de mise en spam) nous n’y incorporons pas de fichiers joints (autres que des images pour que ce soit sympa), nous mettons des liens de téléchargement des documents PDF dans les mails.
L’utilisation de MailChimp ou autre solution du même genre est en effet un risque de voir les mails être classés en spams par certains serveurs courriers (de plus en plus nombreux), en effet le code généré par MailChimp contient des trackclics et les images sont hébergées sur les serveurs de MailChimp et certains serveurs de courrier repèrent ces url et classent les mails les contenant en spam.
Concernant la RGPD à mon sens ce n’est pas applicable pour les convocations aux communications aux assemblées générales et les autres communications du même genre, en effet il ne s’agit pas de sollicitation publicitaire mais d’un envoi administratif qui est obligatoire.
Comme l’a dit Delphine nous extrayons d’Odoo la liste des sociétaires au moment de l’envoi de la convocation à l’AG et créons une liste de diffusion spécifique à cet objet.
Nous ne mettons pas de lien de désinscription au bas des mails envoyés aux coops, ils ont accepté en devenant membres de recevoir les mails d’infos de la coop, mais nous désinscrivons de la liste de diffusion des envois (hors envois obligatoires aux sociétaires comme les AG) tous ceux qui le demandent. Mais rien n’empêche de fonctionner avec abonnement/désabonnement pour les envois autres qu’obligatoires.
J’espère t’avoir un peu éclairé, n’hésite pas si tu as d’autres questions, bonne journée,
Charles
