Fonctionnement durant les vacances d'été

Bonjour,
POP la coop vient d’ouvrir son magasin à Marly le roi dans les Yvelines en décembre dernier. Nous nous interrogeons sur la manière d’organiser l’ouverture durant les mois de l’été prochain du fait qu’un grand nombre de coopérateurs seront en vacances. Du moins nous espérons que la situation sanitaire le permettra.
Il nous semble qu’il est temps d’y penser mais nous avons quelques appréhensions et de ce fait du mal à nous organiser : Les jeunes retraités qui donnent beaucoup de temps à la coopérative vont s’absenter durablement pour certains d’entre eux… Ceux qui travaillent ont du mal à s’organiser dès maintenant. Tout le monde a besoin de recharger les batteries. On serait peut-être tentés par une courte fermeture, mais le loyer lui n’attend pas.
Certains d’entre vous qui ont une expérience des années précédentes peuvent ils nous conseiller? Nous faire part de leur témoignage et retour d’expérience? Avez vous organisé un sondage pour savoir qui sera là et quand?A quelle date lancier le sondage? Avez vous réussi à tourner quand même en service minimum?
Merci de votre aide
Sabine

Bonjour Sabine,
Bonjour tout le monde,

Je me connectais justement me renseigner à ce sujet.
Coquelicoop a ouvert en juin dernier donc la gestion des services de l’été 2020 n’est pas du tout un modèle à reproduire… :crazy_face:
On a fait une opération un peu plus organisée pour les congés d’hiver avec arrangements facilités et on pensait donc l’adapter à une plus grande échelle.

On s’est donc dit qu’on allait envoyer un formulaire à compléter par chaque coop, qui renseignerait sur les absences à prévoir et informer sur les modalités. On en a donc conclu ce calendrier :

  • Jusqu’à fin mai : Réponses des coops au formulaire
  • Fin mai : Validation et publication des horaires de l’été du magasin
  • Début juin : Inscription aux services d’été de remplacement sur le portail

Avec les modalités suivantes :

  • Période d’été : du lundi 28 juin (semaine D) au dimanche 5 septembre (semaine A) soit 10 semaines
  • Je vais manquer 1, 2 ou 3 services :
    • je m’inscris à 1, 2 ou 3 services d’été
    • je prends 1, 2 ou 3 congés anticipés|
  • Je ne fréquenterai pas le magasin pendant deux mois (moi + mes rattaché·e·s) : je prends un congé temporaire

Et puis après avoir cogité tout ça, on s’est demandé comment ça se passait ailleurs et si c’était au BDM de prendre en charge cette énorme gestion ou si c’était à chacun·e de prendre ses dispositions.
L’opération Vacances d'hiver avait été un grand succès mais quel boulot !! Alors là pour l’été, j’ai un peu peur de la charge qui nous attend, sachant qu’on n’est réellement que deux opérationnels au BDM actuellement, pour environ 300 coops.

Merci aux plus expérimentés d’éclairer nos lanternes :bulb: :slight_smile:
Amitiés,
Cécile

Salut,

A Rennes, pour le 1er été de notre ouverture (mars 2019), nous avons sondé les personnes avec des rôles « essentiels » pour la vie de la coop. Essentiel est à prendre avec des pincettes : tout le monde est essentiel ! Cependant, tout le monde ne passe pas de commande, ou ne les réceptionne pas (entre autres tâches). Voilà ce que j’entends par « essentiel ». On avait donné un autre terme mais je ne m’en souviens plus…
Nous avons demandé les dates exactes ou approximatives de congés. J’avais rassemblé ça dans un excel sous forme de frise mensuelle, ça nous indiquait les semaines « critiques » où beaucoup de monde serait absent.

Au vu des réponses, nous avons décidé de fermer 15 jours en août, tout le monde n’étant pas d’accord sur cette fermeture. L’argument avancé était l’aspect commercial et le fait d’être le lieu principal d’approvisionnement pour certains d’entre nous. Le besoin de fermer s’est fait ressentir pour les personnes très investies qui avaient besoin de souffler un peu.

La 2ème année, nous avions déjà notre 1ère salariée. Nous avons également anticipé pour former des personnes à la gestion de commande.
Nous avons réduit les horaires d’ouverture, passant de 10 créneaux « épicerie » hors congés à 7 pendant juillet et aout. Nous avons gardé le même nombre de créneau « réception marchandises » = 6.
Les 3ères semaines d’Aout, nous étions fermés les lundis et mardis.

L’idée étant de calculer le nombre de bénévoles « actifs » lors de cette période Vs le nombre de bénévoles nécessaires pour faire tourner l’épicerie + les petites mains qui s’occupent de l’appro et payer les factures. Avoir aussi des référents en cas de pépin logistique (ex : frigo qui tombe en panne, les caisses ne fonctionnent plus etc…qui est joignable ?)

Si sondage envoyé, il est nécessaire de le faire le plus tôt possible, pour anticiper au max la nécessité de faire des relances + traitement des données + prise des décisions.

Belle fin de journée
Julie