Bonjour,
depuis la rentrée de Septembre nous avons mis en place une nouvelle organisation de nos créneaux magasins à savoir un quart d’heure commun entre 2 créneaux consécutifs afin que les bénévoles fassent connaissances et permettre un meilleur partage des infos entre les équipes. Hélas pour le moment tout n’est pas bien structurer : difficultés à rassembler tout le monde, difficulté à se transmettre toutes les infos avec encore la nécessité que l’une de nos salariées fasse le lien, impatience des premiers à terminer leurs services… Es ce que d’autres copp ont choisi la même organisation ?. es ce que cela fonctionne ?
merci d’avance pour vos retours
bonne soirée
Valérie pour La Fourmiliere de St étienne
Salut Valérie oui j’ai l’impression que tout le monde fait plus ou moins comme ça ? Les horaires de la Louve nous avaient semblé parfaits et on les avait repris tels quels à Montpel : 6h - 8h15, 8h - 11h, 10h45 - 13h45, 13h30 - 16h30, 16h15 - 19h15, 19h - 21h30.
Pour rassembler tout le monde, tu peux donner un point de rdv sous le tableau des tâches, où peuvent aussi se trouver des procédures ; il est certain qu’il y a besoin d’un.e pilote qui se charge d’empêcher les coops précédent.e.s de filer à l’anglaise, en leur demandant gentiment de prendre 5mn pour transmettre les infos utiles aux suivant.e.s (pro tip : 20mn avant l’heure de départ prévue, tu leur demandes de terminer leur tache en cours, RANGER ce qu’ellils sont en train d’utiliser, et se diriger vers le point de rdv pour la transition). Il faut aussi accompagner les nouveaux.elles sur un créneau, c’est toujours une bonne idée, s’il y a assez de monde, de les mettre en binôme avec un.e vétéran.
Ça fonctionne bien si la façon de faire est claire pour tout le monde (procédures existantes, couvrant tous les domaines d’activité des coops, et suffisamment claires pour que chacun.e puisse fonctionner en autonomie si nécessaire) et bien évidemment si une personne prend cette responsabilité d’assurer la transition entre les créneaux.
À Montpel c’étaient quasiment toujours les salarié.e.s qui faisaient, et évidemment personne n’aimait ça parce que c’était crevant ! Malgré de nombreuses tentatives en ce sens (et un certain nombre de bonnes suprises), on n’a en effet pas réussi à former de « super-coops » en nombre suffisant pour assurer tout le temps cette tâche stratégique. À la Louve ils auraient réussi à faire ça (leurs salarié.e.s ne seraient jamais présent.e.s en suivi de créneau), mais ce ne sont que des rumeurs que seul.e.s les intéressé.e.s pourront te confirmer.
D’autres retours, d’autres coops ? C’est bien sûr super important parce que la façon dont ton créneau se passe dans ton magasin va te donner envie d’y revenir ou pas !
Hello
A Ti Coop (Brest) : idem tuilage sur 15 min de 2 créneaux consécutifs.
La mission de transmission des infos d’1 créneau à l’autre est confiée aux référent.e.s de créneau qui se retrouvent sur ce 1/4h commun pour se briefer.
Par ailleurs nous faisons depuis presque 2 mois un mail quotidien aux référent.e.s qu’ils reçoivent la veille de leur créneau avec les infos essentielles à connaître pour leur créneau sans être obligés de remonter le fil des 75 messages de la veille dispatchés sur les 25 canaux de discussion de notre outil de communication interne (Mattermost).
Ce mail est possiblement aussi 1 support commun aux référent.e.s pour se passer la main entre 2 créneaux.
Les autres membres de l’équipe (autres que le.la référent.e) sont encouragé.e.s à filer les infos à celle.celui qui leur succède, mais ça ne fonctionne pas beaucoup pour l’instant puisque sur les 15 min de tuilage, il faut que les référents se passent le relai et que l’équipe qui arrive se briefe et se répartisse les postes … Compliqué de tuiler poste à poste dans ces conditions car ça demande à l’équipe en place d’attendre que la nouvelle équipe soit prête et du coup ça fait déborder des 3h de créneau (pas de beaucoup mais quand même). Donc c’est encore compliqué (on est ouvert que depuis juin dernier donc encore très jeune !).
D’où le rôle pivot du.de la référent.e !
Voilà ! Sachant qu’à Brest pour l’instant pas de salarié.e.
A dispo si besoin
Armelle
Nous avons mis en place une chose trés simple pour améliorer l’autonomie des coops en service :
Un grand « tableau des coops en services ».
C’est devant ce tableau que nous faisons les briefing de début et de fin de service.
Sur ce tableau Il y a :
1/ la liste des priorités de chaque créneau" c’est une grande feuille plastifiée qui liste, dans l’ordre de priorité, les choses que les coops peuvent faire pendant leur créneau. (Le fait qu’elle soit plastifié permet de noter ou effacer les tâches qui ont été accomplies ou non).
2/ la liste des choses à faire en deuxième (Non prioritaire) : c’est une grande feuille plastifiée sur laquelle on note l’heure à laquelle on a fini le réassort d’un rayon, cela permet de savoir quel rayons n’ont pas encore été faits.
3/ la liste des réceptions de marchandise en cours :
C’est une feuille plastifiée sur laquelle on note le nom du fournisseur puis on coche lorsqu’on a terminé l’étape 1 (compter les produits), puis l’étape 2 (mise à jour des prix).
En résumé : au début d’un créneau on explique comment fonctionne le tableau puis on laisse les coops se répartir. À la fin du créneau on réunit tous les coops et on leur rappelle de bien noter ce qu’ils ont fait sur le tableau.