Utilisation Odoo en phase associative : problématique de l'identification en caisse

Salut à tous.tes, alors ça y est presque notre projet messin va enfin entrer dans un local on est ravi.e.s ! Reste à avoir une caisse qui marche nesspas. Comme vous le savez peut-être, on roule avec Cooperatic, en plus d’être des coopains de longue date on pense que c’est une très bonne boîte qui propose une excellente offre d’hébergement, allez c’est bon j’arrête la pub :wink:

On est donc en train de paramétrer notre Odoo (v9 « Cagette/Grains de Sel » fournie par Cooperatic) et on se trouve face à un problème de taille : comment utiliser la caisse en l’absence de coopérateurs.trices ?

Pour mémoire, le passage en caisse dans Odoo nécessite une identification du.de la client.e (parce que seul.e.s les coopérateurs.trices à jour de leur service sont autorisé.e.s à faire leurs courses). En général, on crée un compte pour la.le coop, grâce au module « souscription » qui permet d’enregistrer sa prise de parts de capital komilfo en même temps que de lui donner un n° de coop incrémental.

Or en phase associative, on ne prend pas de parts de société, on se contente de payer une cotisation ! Et il n’est pas possible, dans l’état actuel du code, de créer un.e souscripteur.trice pour zéro capital.

On a bien sûr fouillé la doc ici, dans le wiki et sur interfoodcoop.net (merci à tous.tes celleux qui prennent le temps de documenter leur action, c’est vraiment coopératif et très précieux pour tous.tes) mais on n’a rien trouvé de probant à ce sujet.

Avant de se lancer dans un bidouillage éhonté, on pose donc la question : si tu as fonctionné avec Odoo en phase associative, comment as-tu géré tes passages en caisse ? As-tu eu des soucis en compta derrière ? Conseils, bons plans ? On prend tout ! :wink:

Un coopératif salut et à bientôt, Julien@Graoucoop

Salut Julien,

Pourquoi ne pas se servir de la fonctionnalité de « Capital » des modules AFC pour enregistrer les cotisations et ne pas la considérer comme du capital dans la vrai vie (dans la comptabilité) ?

Alors oui, il y aura le mot « capital » un peu partout mais si c’est clair pour tout le monde que cela ne représente pas du capital en terme comptable, vous devriez vous en sortir.

Vous pourrez nommer les « parts » vendus comme des « cotisation unitaire » à 1 € par exemple. De toute façon le code de Odoo AFC ne fait pas de discrimination sur le nombre de « part » par coopérateur ou coopératrice donc la fonctionnalité n’est que purement indicative pour la comptabilité (et non pas pour le fonctionnement du logiciel).

Peut-être que je me trompe, mais je crois que ça devrait vous permettre d’avancer.

Merci Paul pour ta prompte suggestion ! C’est justement ce que je crains, avec cette histoire de prise de capital, qu’elle apparaisse dans la compta derrière et qu’elle soit à neutraliser, ce dont je ne sais pas du tout si c’est possible (je suis très à l’aise dans la partie « achats » d’Odoo mais n’ai jamais touché à la compta…) Il y a aussi le problème de l’attribution du numéro de coop, dans mon expérience celui-ci était incrémental et définitif, donc keskonfé quand on crée la coop avec les adhérent.e.s de l’asso qui ne prennent pas de parts ? Sic transiunt mihi quaestiones Odum, pardon my French…

Pour mémoire, le passage en caisse dans Odoo nécessite une identification du/de la client.e (parce que seul.e.s les coopérateurs.trices à jour de leur service sont autorisé.e.s à faire leurs courses).

Tu es sur de cela ? Oui un/une coopérateur.trice pas à jour ne peux pas faire ses courses, je suis d’accord. Mais il me semble qu’il est possible de passer en caisse sans identifier de membre.

Tout simplement ?
(et montrer une carte d’adhésion de l’asso par exemple)

En effet, dans un premier temps vous pouvez configurer la caisse pour rendre le client facultatif. Il y a une option de configuration pour ça :

Capture d’écran de 2021-03-17 10-47-27

Ça se passe dans Point de vente > Tableau de bord > Plus 🔽 (sur la caisse de son choix) > Configuration

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Woooo merci beaucoup les mecs vous me sauvez deux heures de vie là ! Décidément j’ai encore beaucoup à apprendre sur Odoo… je n’imaginais même pas que c’était possible en fait. Allez hop, on met « problème résolu » dans le sujet, et on passe à la suite :wink: qu’est-ce qu’on ferait sans l’interfoodcoop !

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Bonjour @julien_graoucoop, cette solution fonctionne mais est potentiellement un peu limite si on vous demande de prouver que vous ne vendez qu’à des membres.
Si vous n’utilisez pas la gestion des créneaux de participation dans Odoo il est aussi possible de ne pas installer coop_shift et toutes ses dépendances dans un premier temps, sinon on avait fait un module pour forcer le statut des membres qui avaient un code-barre à actif : chouette-odoo/addons/chouette/chouette_member_not_yet at test · lachouettecoop/chouette-odoo · GitHub

Bonjour,
De notre côté, on envisage d’utiliser le module Membership d’odoo pour remplacer l’achat de capital dans les modules AFC. Mais on est encore en phase de test.

S’il y a un contrôle forcé à l’accueil (avec une borne d’accueil avec bip de badge par exemple) est-ce vraiment un problème de ne pas identifier les coopératrices et coopérateurs lors du passage en caisse ?

Bonjour Paul,

Dans tous les cas ce n’est pas un problème en soi de ne pas identifier le coopérateur en caisse.
Je me dis juste qu’en cas de contrôle ça me paraît plus simple de montrer que chaque vente sur la caisse (qui plus est attestée conforme à la loi sur les logciels de caisse) est liée à un coopérateur.
Ça permet aussi de gérer le cas du membre qui a oublié sa carte.

Salut,

Je trouve que le fait d’identifier les coops lors du passage en caisse est la solution la plus adaptée pour plusieurs raisons :

  • elle permet de distinguer quelqu’un qui a le droit de faire ses courses de quelqu’un qui serait rentré dans la boutique pour une autre raison (un visiteur, un prestataire, un commercial, un coop qui fait son service…). C’est très simple pour le caissier, soit la personne apparaît dans la liste et elle a le droit de faire ses courses, soit elle n’apparaît pas et le caissier doit la renvoyer vers l’accueil.

  • en cas de contrôle on peut montrer que le passage en caisse est nominatif. Je pense qu’il est impossible de limiter strictement l’entrée à ses coops et qu’il est compliqué de faire croire à un contrôleur qu’il n’y a que des sociétaires qui rentrent dans la boutique. Le contrôleur lui même sera d’ailleurs rentré sans être coop et un caissier sera bien mal barré pour lui interdire le passage en caisse… bref c’est périlleux. Cela dit, il ne semble pas y avoir eu le moindre contrôle à ce jour donc, à chacun de mesurer le risque et les avantages. C’est sur qu’en laissant tout le monde passer en caisse, on peut augmenter les ventes.

  • ça permet de faire des stats de ventes plus précise en étudiant par exemple le nombre de coops qui ont fait des courses au moins une fois dans le mois ou bien l’évolution des comportements d’achats individuels dans le temps. (Bien sûr en anonymisant au préalable les donnees). Par exemple un labo de recherche en socio de l’alimentation étudie les comportements des coops de la cagette.

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Pas sûr de comprendre pourquoi une ou un coop en service ne peut pas faire ses courses :grin: mais pour le reste je suis d’accord avec toi c’est quand même plus rassurant de pouvoir vérifier en caisse que la personne est bien coopératrice.

Oui c’est extrêmement rare… en tout cas chez nous ça n’arrive pas parce qu’on n’applique pas scrupuleusement notre règle. En théorie le cas de figure pourrait se produire si un coop a raté plus de deux services. Il est alors « suspendu ». Il ne peut donc pas faire ses courses jusqu’à ce qu’il redevienne « A jour ». A la fin de son premier rattrapage, il reste donc suspendu et n’apparaît pas en caisse.
Mais comme on est gentil, on fait passer la personne quand même !