Du nouveau dans le système d’inventaire de la Park Slope Food Coop ou comment concilier au mieux mise à jour des prix au plus juste, fortes rotations et manque de place … mais pas que !
Un sujet du quotidien dont on parle peu mais ohhhh combien stratégique pour des business à petites marges tels que les nôtres …
La dernière édition de ce mois-ci de la Gazette de la PSFC nous en dit un peu plus sur le sujet et les nouveautés !
USING TECHNOLOGY TO HELP WITH COOP INVENTORY – Linewaiters’ Gazette (linewaitersgazette.com)
LE SYSTÈME D’INVENTAIRES DE LA PSFC EXPLIQUÉ
Par Walecia Konrad
Les clients de la Coopérative ont peut-être remarqué les nouvelles étiquettes de prix électroniques noir et blanc suspendues dans l’allée des fruits et légumes. À première vue, elles ne sont pas très différentes des étiquettes en papier qu’elles ont remplacées et qui sont toujours utilisées dans les autres rayons de la Coop. Mais ces mini-écrans ultramodernes peuvent être changés en un instant et afficher un nouveau prix lorsque, par exemple, des brocolis cultivés localement apparaissent en été, remplaçant la récolte californienne, ou que des choux pointus Caraflex font leur apparition dans les rayons.
Ces étiquettes discrètes sont peut-être le premier signe visible pour les membres d’une entreprise de plusieurs années visant à mettre à jour, numériser, partager, rationaliser et consolider le système d’inventaire massif et unique de la coopérative.
PRÉSENTATION DE CLOVER
Le nouveau système, appelé Clover, a été conçu par l’équipe de développement de l’inventaire de la Coop, qui comprend les informaticiens Jonathan Miller et Ithran Einhorn, ainsi que le coordinateur de la réception Ken Macdonald, tous dirigés par le coordinateur général Joe Szladek. Clover n’est pas un acronyme et ne représente rien ; il s’agit simplement d’un nom agréable et facile à retenir, selon ses inventeurs.
L’équipe a entrepris de mettre à jour le système d’inventaire et d’atteindre quatre objectifs importants.
Collecter et communiquer les données de vente quotidiennes. Les données relatives aux ventes sont actuellement regroupées sur une base hebdomadaire. Les employés utilisent ces données pour déterminer les ventes récentes et la quantité d’un produit qui doit être commandée en plus ou en moins. Il s’agit d’une science délicate qui dépend du prix du fournisseur, de la demande anticipée des clients et de l’espace de stockage limité de la Coopérative. Les rapports quotidiens sur les ventes aident le personnel à prendre des décisions d’achat plus précises, explique Mr Macdonald.
Mettre à jour les prix en rayon. La Coop s’engage à communiquer immédiatement aux membres tout changement de prix, même si c’est en plein milieu de la journée. N’oubliez pas qu’aucun autre magasin ne fait cela : La plupart des magasins d’alimentation conservent les prix pendant une période donnée, une semaine ou plus. Les changements de prix immédiats ajoutent aux difficultés de suivi des stocks à la Coopérative. Les membres peuvent voir cette promesse de prix se concrétiser en temps réel grâce aux étiquettes électroniques des produits. (Au passage, les nouvelles étiquettes consomment une quantité minuscule d’énergie).
Rationaliser l’information sur les prix. Traditionnellement, les réceptionnaires sont chargés de modifier les prix dans les rayons à l’arrivée de nouveaux stocks. Mais il ne suffit pas d’afficher le nouveau prix aux clients, il faut aussi qu’il apparaisse à la caisse. Ces deux points de données se trouvaient sur deux systèmes différents, ce qui a causé quelques maux de tête. Clover combine les deux et comble cette lacune, explique M. Macdonald.
Générer des commandes, des factures et des instructions pour les fournisseurs. Les acheteurs peuvent utiliser Clover pour générer des commandes et même indiquer aux fournisseurs comment charger leurs camions afin d’aider la coopérative à assurer la livraison et le stockage. Grâce à ce système, une palette complète peut être dirigée vers l’espace de stockage désigné au sous-sol, au lieu de devoir être déballée et triée, avec des articles stockés manuellement dans différentes zones.
Clover permet en outre à la réception de communiquer avec le service comptable. Au lieu de saisir une facture deux fois dans les deux systèmes, il est possible de la saisir une seule fois, ce qui réduit le nombre de couches de paperasserie.
« Je travaille à la Coop depuis 20 ans et j’ai passé beaucoup de temps au sous-sol », a déclaré Mr. Macdonald. « Il était frustrant de ne pas avoir de données sur ce que nous avions en rayon, sur les livraisons qui arrivaient, etc. Aujourd’hui, nous avons tout cela à portée de main et en temps réel ».
LES FRUITS ET LÉGUMES SONT LE POINT DE DÉPART
En raison de sa forte rotation et de l’évolution constante des prix, le département des fruits et légumes avait déjà adopté un système de suivi des stocks différent qui lui permettait de fixer le prix des articles chaque jour. En effet, les agriculteurs peuvent modifier leurs prix quotidiennement en fonction de la saison, des conditions de production, etc. Avec l’ancien système, les acheteurs de fruits et légumes pouvaient calculer rapidement les nouveaux prix - le coût de la dernière livraison plus la majoration de la Coopérative - mais devaient ensuite modifier manuellement les étiquettes de prix en papier sur le rayon, ce qui prenait beaucoup de temps.
Désormais, le système d’inventaire calcule les nouveaux prix et modifie automatiquement les panneaux électroniques. Il n’est plus nécessaire de monter à l’étage avec de nouvelles étiquettes. Étant donné que le département des fruits et légumes fonctionne si rapidement avec les fruits et légumes, l’équipe chargée de l’inventaire s’est dit que si le nouveau système fonctionnait là, il pourrait fonctionner n’importe où. Les fruits et légumes sont la cuisine d’essai du système d’inventaire.
RÉINVENTER LA ROUE ?
L’équipe chargée de l’inventaire a entrepris de mettre en place un nouveau système en 2018, bien avant la pandémie. Dans un premier temps, les employés ont recherché des systèmes d’inventaire standards susceptibles d’être adaptés aux besoins de la coopérative. Pourquoi réinventer la roue ?
Mais les défis uniques de la Coop en matière d’inventaire - rotation élevée, stockage limité, engagement à répercuter les changements de prix - ont rapidement fait comprendre qu’un système sur mesure conçu en interne était la meilleure solution. L’équipe a donc entrepris de créer son propre produit.
C’est à ce moment-là que Mr. Miller a commencé à parler aux gens. « La partie technique est facile », dit-il, « mais le défi consiste à communiquer avec les personnes et à découvrir ce dont ils ont vraiment besoin ». Mr. Miller voulait aller en profondeur et comprendre ce que le système pouvait rationaliser pour faciliter le travail quotidien des personnes. Cela signifiait également qu’il fallait s’adapter aux différents vendeurs et fournisseurs et essayer de travailler avec leurs systèmes et leur niveau de confort. « Un vendeur peut aimer prendre des commandes par téléphone, un autre peut vouloir un courrier électronique. L’un aime être payé à la caisse, l’autre à la livre. Tout cela doit être pris en compte », explique-t-il.
UN PEU D’HISTOIRE
Selon Joe Holtz, coordinateur général de la coopérative, le suivi efficace des stocks a été l’objectif de la coopérative depuis le tout début. Avec d’autres, il a contribué à l’élaboration du système initial de la Coopérative, dans lequel les employés utilisaient des fiches spéciales pour suivre les achats et les ventes de la semaine précédente, ainsi que le prix payé pour les stocks. L’équipe suivante utilisait ces informations sur plusieurs semaines pour prendre des décisions d’achat.
Comme aujourd’hui, le suivi des stocks était à la fois un art et une science. Les acheteurs utilisaient les données figurant sur les fiches pour répondre aux besoins des consommateurs tout en disposant d’un espace de stockage limité (à l’époque, l’espace de stockage était quasiment inexistant).
Lors de sa création, il était évident que l’engagement de la Coopérative à vendre de la bonne nourriture à bas prix signifiait que le magasin ne pouvait pas se permettre d’acheter plus que ce qu’il pouvait vendre. Cela dit, un bon prix sur un produit stimule souvent la demande, de sorte que lorsque les fournisseurs proposent des prix plus bas, les acheteurs sont tentés d’acheter plus que les ventes précédentes ne le justifient. Cela ne fonctionne pas toujours.
Mr. Holtz a cité un incident concernant le miel lors des débuts de la coopérative. À un moment donné, un membre-acheteur a été attiré par un prix avantageux sur le miel d’un fournisseur, et il a commandé beaucoup plus de miel que ce que la Coop vendait en réalité chaque semaine. Lorsque la livraison est arrivée, il n’y avait plus de place pour tout ce miel dans la zone de stockage désignée, et l’excédent a donc été placé dans un autre coin.
La semaine suivante, la personne chargée de l’inventaire n’a pas vu le miel dans son lieu de stockage inhabituel et a pensé qu’il avait été vendu. Elle a donc commandé dix autres caisses de miel à un prix beaucoup plus élevé.
Holtz, bien sûr, a souligné que ce miel était une aberration et une excellente leçon sur la façon dont l’achat et le suivi des stocks sont essentiels au succès de la coopérative. Dans l’ensemble, le système de fiches sur mesure a pris en compte les défis uniques de la coopérative et a bien fonctionné. « La Coop n’aurait pas pu se développer sans un bon système d’inventaire dès le début », a fait remarquer M. Holtz.
Finalement, le système de fiches a été informatisé et les acheteurs ont pu accéder plus facilement aux données de vente et à l’historique des prix pour prendre des décisions d’achat précises. Aujourd’hui, Clover espère que la pensée et les systèmes d’origine se poursuivront encore plus loin dans l’avenir.
QUELLE EST LA PROCHAINE ÉTAPE ?
Interrogé sur les prochaines étapes, Mr. Miller a indiqué qu’il envisageait de poursuivre le déploiement du nouveau système dans d’autres zones de la coopérative où les prix changent rapidement. Pensez à la viande et au poisson.
Par la suite, l’équipe chargée de l’inventaire espère déployer Clover progressivement dans tous les rayons qui souhaitent l’utiliser en 2024. « Il ne s’agit pas d’une gigantesque falaise que tout le monde doit franchir à une certaine date », a déclaré Mr. Miller. « Les deux systèmes fonctionnent ensemble à l’heure actuelle, et nous voulons que les personnes passent à Clover lorsqu’elles le souhaitent ».
Acheteurs, surveillez les nouvelles étiquettes de prix électroniques. Vous saurez désormais ce qui se passe en coulisses lorsque vous déposerez dans votre panier chaque article dont le prix a été soigneusement calculé.
