Quelle procédure pour les inventaires ?


#1

edit : deux procédures d’inventaire sont proposées dans le wiki. L’une est basée sur un scan depuis une application mobile + un logiciel de consolidation. L’autre nécessite l’usage de tableurs… et donc de bidouiller sur ces tableurs.


Avez-vous élaboré un processus pour l’inventaire. Nous avons commencé à travailler dessus. C’est assez critique tant que la gestion de stock n’est pas assez bonne (sinon on réapprovisionne sur une base Odoo qui ne correspond pas au réel).
Les sources d’écart entre stock physique et stock Odoo sont nombreuses dont : erreur de saisie en caisse (sans douchette), erreurs de codes EAN (avec douchette), problème à la réception de produits, manque de rigueur lors de la distribution, idem au moment de la réception de produits chez les fournisseurs, vrac, pertes, périssable, auto-consommation… Sans compter sur les erreurs même d’inventaire
En ce qui nous concerne (à La Chouette), nous considérons donc que nous aurons à faire des inventaires relativement`fréquent tant que notre gestion de stock ne sera pas à un assez bon niveau.
Nous avons donc une procédure qui reste à améliorer : un export de produits comportant plus d’infos pour éviter les erreurs, une saisie d’inventaire utilisant les douchettes.
On a opté pour une solution : export d’une liste de produit dans un tableur, saisie des quantités, import dans Odoo. Reste à introduire la douchette.
(Cf tuto que je vous ai fait suivre)


#2

On a pas mal amélioré la procédure en utilisant les douchettes.
Il nous reste à améliorer un peu le processus (entrer la casse et l’autoconsommation AVANT de faire un écart d’inventaire).
Mais il faudrait surtout améliorer le maniement des feuilles de tableur et faciliter l’interface douchette (scanner) - feuille de tableur.


#3

Hello,

Nous faisons des inventaires par catégorie de produit sur papier avec une colonne stock réserve et une autre stock rayon

On a juste ajouté la possibilité de travailler par catégorie et revu le rapport pdf
On va dans les prochains jours pré-remplir la quantité par le stock théorique

On a aussi un module de consos de stocks qui permet d’enregistrer les pertes, casse etc

A terme on veut travailler sur des téléphones scanners mais pas prioritaire pour nous


#4

Youpie…
On est intéressé par le module de conso de stocks

Pour l’inventaire, on fait assez simple : on a un tuto d’export d’un fichier et de réimport. Entre les deux, utilise un fichier sur un tableur et les douchettes. Pas d’erreur de saisie.
Et dans un contexte plus conséquent comme le votre, ça pourrait être intéressant de faire des inventaires par famille ou catégorie de produits (plusieurs équipes). On va devoir s’y mettre pour faire des inventaires plus réguliers de produits qui nous posent problème : viande/charcuterie et F&L


#5

Si j’ai bien compris, les écarts d’inventaire sur Odoo (ajustements de stock) ne génèrent pas d’écriture comptable.

On a donc :

  • des mouvements de produits et financiers : achats, ventes, perte/autoconsommation (cf module dont il est question ci-dessus)
  • des mouvements de stock uniquement : typiquement les écarts d’inventaire (ajustements de stock)

Donc en ce qui concerne la variation du stock qui ne peut être tracée (pas enregistré en achat, vente, perte/auto-conso)… on doit faire correspondre aux écarts d’inventaire une écriture comptable.

il y a donc :

  • les “inventaires” réalisés pour plein de raisons dont la nécessité de savoir ce que nous avons besoin d’acheter
  • les écritures comptables de régularisation d’inventaire.

Nous avons retenu de faire un inventaire par mois (après avoir cloturé les réceptions, les achats, les choses notées à la main qui sont à enregistrer) puis de passer une écriture comptable de régularisation. Classique semble-t’il.

La question est donc de connaitre le montant de l’écriture comptable à passer.
On a trouvé qu’on pouvait le déduire du stock après inventaire - stock avant inventaire… Cf tuto https://drive.google.com/file/d/0B5hTxVSq9EmzeE02T1hiX01Nc28/view?usp=sharing
… mais vous avez peut être plus simple (il suffirait de valoriser ce qui a été passé en ajustement de stock).

Pour info, Odoo valorise sur la base du cost price.


#6

Bonjour,

1-Le lien que tu indiques sur Google Drive ne semble pas fonctionner…

2-A SuperQuinquin (Lille), nous souhaitons valoriser notre stock au 31 décembre 2017.

Sauf que nous n’y arrivons pas…

Tu sembles avoir une procédure fonctionnelle.
Est-ce que tu peux nous la redonner ?

Pour être plus précis, nous arrivons à lister les articles avec le stock mais les prix d’achat ne s’affichent pas.

3-Nous avons un terminal d’ivnentaire Qui nous génère un fichier CSV.
Est-ce que tu peux préciser la procédure pour l’importer dans Odoo ?

Merci


#7

Ok, le tuto…Chouette Tuto - Valorisation comptables des écarts de stock ed1.0.odp (1,4 Mo)

Dis moi si ça ne passe pas.


#8

C’est bon pour moi pour le tuto.

Je refais un test pour valider car lors du dernier essai nous avions tous nos prix à zéro…
Mais je n’etais peut-être pas au bon endroit…


#9

Du nouveau sur le sujet ?

Rappel : nous sommes à la recherche d’une solution pour améliorer la gestion d’inventaire. Pour l’instant, on fait un export de la base, 3 équipes font l’inventaire et nous avons à consolider les 3 fichiers puis à les importer. Pour chaque équipe : une personne scanne l’article et entre la quantité et 2x1 personne qui vient le voir avec le produit et lui indique la quantité (2x car on a une procédure de double saisie pour vérifier). Chaque équipe travaille sur une partie du stock. Les produits sont déplacés (unitairement) et présentés à la personne (de chaque équipe) qui fait la saisie

On a renoncé à améliorer la solution avec des macros de tableur pour viser plus directement une solution plus “pro”.
Idéalement, les inventaires se feraient en scannant les produits depuis un téléphone et la consolidation / validation d’inventaire se ferait à partir d’une application Odoo.
Alternative : on trouve une solution “externe” (à Odoo) que l’on interface avec un export (de la base article) et import (des écarts d’inventaire).


#10

Une solution comme celle-ci : https://play.google.com/store/apps/details?id=com.maiko.scanpet&hl=fr ?

Si j’ai bien compris, tu exportes ta base sur un smartphone Androïd puis tu scanner et tu compares en direct.

A valider après tests


#11

Merci Christophe. Une bonne piste à suivre…


#12

Je reprends ici un écrit de Vincent (La Chouette Coop) pour le partager. Nous continuons à avancer sur le projet et on partagera sur le wiki quand on aura avancé.

Les besoins fonctionnels de La Chouette Coop

(rappel : 3 trinomes qui gères 3 sous ensembles du stock, trinome = 2 qui inventorient de manière séparée, 1 qui consolide sur PC. A la fin on a 3 fichiers à consolider et importer dans Odoo).

Il y a plusieurs phases dans le processus d’inventaire :

  • La préparation qui consiste actuellement à extraire la liste des produits et à préparer les tableaux pour récuperer les décomptes.

  • L’inventaire qui s’article autour de plusieurs trinômes, deux pour compter et rapporter au troisième qui gére la saisie. Un double décompte est essentiel pour corriger les éventuelles erreurs.

  • La consolidation qui consiste à merger les fichiers produits par les trinômes

  • La saisie sous odoo qui inclue une verifications des ecarts

Voici la liste des exigences que le nouveau processus devra respecter :

  • Mise en place rapide et simple pour permettre à n’importe quel chouettos de lancer l’inventaire

  • Chaque chouettos va se voir remettre un terminal (tablettes ?) sur lequel l’application sera installée

  • Chaque terminal pourra enregistrer les decomptes (ou les transmettre au serveur en temps réel)

  • Chaque chouettos doit pouvoir enregistrer la zone dans laquelle son inventaire est fait

  • Rendre les decomptes nominatif (par chouettos ou par terminal)

    • un même chouettos doit pouvoir ecraser les comptes déjà effectuer sur un produit

    • si un décompte à déjà été effectué, une alerte/validation doit remonter

  • Lorsque tous les decomptes d’une même zone sont teminés, la phase de consolidation commence

    • Tous les decomptes d’une même zone sont rapatriés sur un pc

    • Une comparaison est effectué pour verifier que le nombre de chaque produit compté par les chouettos sont identiques

    • Un rapport est produit pour decrire la liste des divergences

    • Le nombre des produits dont le décompte diverge doit pouvoir etre mis à jour en accors avec les chouettos

  • Lorsque toutes les phases de consolidations des décomptes de chaques zones sont terminées, la phase de merge commence

    • Tous les decomptes consolidés de toutes les zones sont rapatriés sur un pc

    • Cette procédure doit pouvoir étre exécuté rapidement et simplement

    • Un fichier exel CSV directement importable dans odoo doit étre produit

Les solutions techniques étudiées
Voici une liste des applications existantes testée :

Permet de creer un fichier .xls et de rentrer le décompte des produit apres un scan du code barre.

Permet d’importer des fichiers pour initialiser l’inventaire (à tester) (email, dropbox, gdrive)

Permet d’envoyer le fichier d’inventaire (email, dropbox, gdrive)

Nécessité de visioner une pub pour activer les fonctionnalitées

Permet de lancer un inventaire sur serveur

Tous les terminaux sur le même réseau peuvent s’y connecter

Open source (github)

Necessité de forker et modifier le code pour adapter à nos besoins (à évaluer)

Distinction pour Item/Groups/Tags (Item seul pourrait nous convenir)

Permet d’importer des fichiers pour initialiser l’inventaire (à tester)

Permet d’envoyer le fichier d’inventaire

Pubs de temps à autre un poil chiant sauf si achat licence (3,19$)

Lancer un inventaire est assez simple

Permet d’envoyer le fichier d’inventaire

Pubs de temps à autre un poil chiant sauf si achat licence (7.49$ PRO /11.99$ PRO+)

** Les pistes de travail retenues **

2 pistes :

  • Une des apli ScanPet/Smart inventory/Barecode to sheet qui renvoi sur fichier tableur avec ensuite un script (python ou autre) qui les consolident, sort les rapports et potentiellement renvoie ca dans odoo.

    • Avantage : rapide pour developpement

    • Moins bien : des étapes manuelles, maintenance et portabilité du script

Remarque, on peut remplacer le script par un petit site internet qui fait le travail

  • Barecode to pc forké et adapté à notre sauce

    • Avantage : centralisation des données automatique, maintenable(open source), portable (apli android)

    • Moins bien : plus de developpement (reste à évaluer, je vais y mettre le nez pour voir)

…à suivre


#13

On avance…

Vincent (du groupe info de La Chouette Coop) bosse sur une solution pour faciliter les inventaires. Cette solution est basée sur :

  • une application existante (barecode to sheet) qui peut être déployée sur un terminal mobile + un développement spécifique (ce qui nécessite pas mal de temps et d’engagement).

Actuellement, le processus de La Chouette Coop est le suivant :

  • une extraction est faite de la base Odoo
  • 1 coordinateur d’inventaire + 3 équipes de 3 personnes, chaque équipe travaillant sur une zone distincte. Par équipe : une personne qui fait la saisie (1 fichier par équipe) et 2 personnes qui font l’inventaire (en double).
  • chaque personne qui fait l’inventaire prend un produit, note le nombre d’exemplaires, ramène le produit à l’opérateur de saisie, celui-ci recherche la référence dans un tableur en scannant le code-barre et renseigne la quantité, le produit est ramené à sa place.
  • 3 fichiers sont donc renseignés (un par zone). Chaque fichier comporte 2 colonnes de quantités qui correspondent aux 2 personnes qui font le même inventaire sur la même zone
  • le travail de rapprochement se fait par zone
  • les fichiers sont transmis au groupe informatique qui les fusionne, vérifie leur cohérence et réalise l’import dans Odoo.

Ce qui pose problème :

  • Le groupe qui réalise l’inventaire sollicite le groupe info de pouvoir importer l’inventaire dans Odoo ce qui nécessite de synchroniser les opérations (inventaire physique, manipulation informatique) sans trop différer (rentrer l’inventaire avec que des réceptions ou ventes aient un impact sur le stock). En passer par le groupe info est encore nécessaire car l’opération d’import nécessite pas mal des manipulations sur un tableur
  • la saisie est complexe et source d’erreurs. Actuellement l’opérateur de saisie fait une recherche dans un tableur sur le code barre scanné avec la douchette. La répétition d’opérations dans le tableur (CTRL F, douchette, saisir la quantité) est source d’erreurs.
  • Les manipulations de produits : chaque produit est ramené à l’opérateur de saisie qui le scanne, puis remis à sa place initiale

La solution sur laquelle Vincent travaille :

  • respecte le processus actuel de La Chouette : 3 équipes, double comptage
  • est évolutive (plus d’équipes et de zones, par exemple)
  • utilise des terminaux mobiles banalisés (smartphone, tablette)
  • permet de scanner les produits sur place sans avoir à les déplacer
  • facilite le rapprochement des données et leur consolidation. Le coordinateur de l’inventaire dispose d’un tableau de bord qui lui permet de visionner les écarts.
  • permet au groupe qui fait l’inventaire d’être autonome jusqu’à l’import de l’inventaire dans Odoo.
  • par effet de bord, on ne devrait plus avoir besoin d’opérateurs de saisie (1 personne de moins par équipe)

On avance et on vous tiendra au courant dès qu’on aura quelque chose de présentable.


#14

Vincent nous a fait une démo d’une première démo de l’application et c’est super. On a eu l’occasion de le tester “live” en hackathon avec 2 zones et 2-3 compteurs par zone. ca marche super bien.
On va peaufiner les tests, le passer en production et on vous tient au courant.

En gros : une application gratuite sur smartphone, des zones, plusieurs personnes qui comptent en parallèle par zone, une application pour gérer le rapprochement, la réconciliation et la fusion.

(Projet en accès libre sur le github de La Chouette Coop)


#15

Vincent propose une première version de test. Il nous reste un peu de boulot de tuning et de doc.

Infos sur le Wiki


#16

Nouvelle version mise à jour (Cf wiki) - correction d’un bogue.
Il ne nous reste plus qu’à le valider en conditions opérationnelles.