Outils collaboratifs

Discussion sur la mise en oeuvre et les expérience d’outils collaboratifs

Travailler en équipe demande des outils commun et collaboratifs.
La mise a disposition d’une plateforme de travail commune est un socle de cohésion et de réussite dans le travail de groupe.
Quels sont les choix possibles, quels sont les choix des Coop déjà en place?

Voici quelque éléments de réflexion pour un choix pertinent :

  • Outils gratuits versus suite de travail payante mais connu des utilisateurs?
  • Plateforme Open source versus Plateforme fermée gratuite?
  • Stockage et sauvegarde des documents?
  • Possibilité de versionner les documents?
  • Type de documents (Équivalent TXT / DOC / XLS / PPT / PDF / Images / MindMap / … )
  • Fonctionnalités : travail simultané/collaboratif - chat sur document - gestion et affichage des modifications
  • Messagerie spécifique à la Coop : individuelle et groupes (liste ou forums)
  • Outil d’Audio et Visioconférence
  • Authentification des utilisateurs? (annuaire)
  • Utilisation possible de mon domaine DNS pour accéder aux outils collaboratifs en ligne?
  • Quel sont les choix étiques de ma Coop?

SuperCoop utilise les « Google Apps for Association ».
C’est un choix assumé par rapport au problème étique posé par l’utilisation des données et hégémonie de Google.
Mise en oeuvre très tôt dans la construction de l’association, l’ensemble des utilisateurs Actifs et adhérents ont un compte sur l’annuaire GAPPS qui est relié à notre domaine DNS supercoop.fr.
Par conséquent tout adhérent à une adresse eMail @supercoop.fr.

Le grand avantage de cet outillage tiens en 5 points :

  • Gratuit et 30 Go d’espace par utilisateur ce qui est plus que suffisant
  • Efficaçe et Simple à utiliser (peu de besoin de formation)
  • Peu de besoin en outils externe
  • Partage aisé de tous les documents et travail collaboratif réel
  • Gestion en révision (impossible de perdre des données)

En bonus nous avons intégré notre Intranet avec Google Site :

Et nous utilisons beaucoup HangOut pour le chat, les audios et les Visios.

En ce qui nous concerne (Chouette), nous utilisions Azendoo auquel nous avons renoncé (la mort dans l’âme pour beaucoup) en raison du modèle de prix. Nous avons opté pour des solutions libres que nous hébergeons, soit :

  • Redmine pour la gestion des demandes (avec utilisation des roadmap pour prioriser)
  • Redmine pour son wiki
  • à terme, Redmine pour la gestion des changements et des incidents
  • Odoo, module web, comme intranet (site web, blog, calendrier)
  • Odoo , module chat pour des canaux de discussion entre membres

Le groupe info utilisait slack mais y a renoncé au profit de Odoo Chat avec regret mais bon…

Par ailleurs, le groupe info a testé IDoneThis et ça m’a vraiment enthousiasmé. Le principe est simple - et semble basé sur le mode de fonctionnement des dev dans l’univers du libre - on log ce qu’on a fait au fur et à mesure. L’ensemble est consolidé. C’était pas mal adapté au fonctionnement interne du groupe info : il y a du boulot (demandes redmine), chacun pioche, on informe de ce qui a été fait. Pratique, léger, évite les avalanches de mail. Problème : après un essai la solution est payante et ça ne nous convient pas. Pour l’instant nous n’avons pas trouvé d’alternatives soit gratuite soit que nous pourrions auto-héberger.

Nous distinguons :

  • Redmine comme outil pour les membres actifs (ceux qui sont engagés dans des groupes de travail)
  • l’intranet basé sur Odoo (chat, blog, pages, …) pour tous les membres de la Coop. Nous n’archivons sur Odoo que les CR et des documents de base (charte, …).

… et donc bien sur pas mal de groupes fonctionnent par mail, mailing lists, google drive. On ne fait pas la police et nous distinguons les communs (outils gérés par le groupe info) et les outils spécifiques à chaque groupe.

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FYI nous utilisons pour le moment basecamp qui permet une belle émulsion et une adoption assez fluide et rapide pour al plupart des utilisateurs. Un de ces soucis reste son prix 99/mois et seulement du SaaS…

C’est un gros pb 99€/mois! :wink:

En faites rectification il y a une reduction de -50% pour les assos. Nous en profitons (cela reste tout de meme 50$ par mois…)

On a pris la décision de lancer un pilote sur Team Colony au niveau du groupe info.
C’est un outil très simple : chacun reçois un mail par lequel il est invité à logger ce qu’il a fait. Tous reçoivent la synthèse de ce qui a été fait.
Nous l’utilisons car nous fonctionnons comme une communauté distribuée qui ne travaille pas toujours ensemble (taches traçées dans Redmine + chat + hackathon tous les 15 jours + réunion du groupe tous les 2-3 mois).

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Sinon il y aussi :

  • Omnispace, tout fait gratuit si on l’héberge soi-même, avec pré-installé : forum, news, dossiers, tâches, chat, calendrier… avantage : gratuit, tout est installé en quelques minutes,open-source. Inconvénient : peu d’évolution pour l’instant, peu de modules, sauf si on développe soi-même.

  • sur un CMS ? Joomla, Wordpress, Drupal ? Avez-vous une expérience de développement d’un site, avec comme contrainte : des extensions gratuites ?

Sachant que d’après moi, un espace collaboratif doit comprendre : forum, actualités, agenda, partage fichiers, blog, tâches

  • Forum
  • Partage de fichiers : avec description des fichiers et commentaires, arborescence, upload d’un dossier entier (avec reprise de l’arborescence)…
  • News, de préférence avec plusieurs catégories, et si possible, remontée par partage depuis une messagerie instantanée
  • Calendrier
  • Blog, avec commentaires
  • Tâches

Connaissez-vous une extension, dans un CMS ou autre, qui permette, au lieu de partager vers un réseau social, fasse le contraire ?

C’est-à-dire une appli qui permette, depuis une messagerie type Telegram, de partager vers son site ? par exemple vers l’actualité, le calendrier, etc ?