Outils collaboratifs

Discussion sur la mise en oeuvre et les expérience d’outils collaboratifs

Travailler en équipe demande des outils commun et collaboratifs.
La mise a disposition d’une plateforme de travail commune est un socle de cohésion et de réussite dans le travail de groupe.
Quels sont les choix possibles, quels sont les choix des Coop déjà en place?

Voici quelque éléments de réflexion pour un choix pertinent :

  • Outils gratuits versus suite de travail payante mais connu des utilisateurs?
  • Plateforme Open source versus Plateforme fermée gratuite?
  • Stockage et sauvegarde des documents?
  • Possibilité de versionner les documents?
  • Type de documents (Équivalent TXT / DOC / XLS / PPT / PDF / Images / MindMap / … )
  • Fonctionnalités : travail simultané/collaboratif - chat sur document - gestion et affichage des modifications
  • Messagerie spécifique à la Coop : individuelle et groupes (liste ou forums)
  • Outil d’Audio et Visioconférence
  • Authentification des utilisateurs? (annuaire)
  • Utilisation possible de mon domaine DNS pour accéder aux outils collaboratifs en ligne?
  • Quel sont les choix étiques de ma Coop?

SuperCoop utilise les « Google Apps for Association ».
C’est un choix assumé par rapport au problème étique posé par l’utilisation des données et hégémonie de Google.
Mise en oeuvre très tôt dans la construction de l’association, l’ensemble des utilisateurs Actifs et adhérents ont un compte sur l’annuaire GAPPS qui est relié à notre domaine DNS supercoop.fr.
Par conséquent tout adhérent à une adresse eMail @supercoop.fr.

Le grand avantage de cet outillage tiens en 5 points :

  • Gratuit et 30 Go d’espace par utilisateur ce qui est plus que suffisant
  • Efficaçe et Simple à utiliser (peu de besoin de formation)
  • Peu de besoin en outils externe
  • Partage aisé de tous les documents et travail collaboratif réel
  • Gestion en révision (impossible de perdre des données)

En bonus nous avons intégré notre Intranet avec Google Site :

Et nous utilisons beaucoup HangOut pour le chat, les audios et les Visios.

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En ce qui nous concerne (Chouette), nous utilisions Azendoo auquel nous avons renoncé (la mort dans l’âme pour beaucoup) en raison du modèle de prix. Nous avons opté pour des solutions libres que nous hébergeons, soit :

  • Redmine pour la gestion des demandes (avec utilisation des roadmap pour prioriser)
  • Redmine pour son wiki
  • à terme, Redmine pour la gestion des changements et des incidents
  • Odoo, module web, comme intranet (site web, blog, calendrier)
  • Odoo , module chat pour des canaux de discussion entre membres

Le groupe info utilisait slack mais y a renoncé au profit de Odoo Chat avec regret mais bon…

Par ailleurs, le groupe info a testé IDoneThis et ça m’a vraiment enthousiasmé. Le principe est simple - et semble basé sur le mode de fonctionnement des dev dans l’univers du libre - on log ce qu’on a fait au fur et à mesure. L’ensemble est consolidé. C’était pas mal adapté au fonctionnement interne du groupe info : il y a du boulot (demandes redmine), chacun pioche, on informe de ce qui a été fait. Pratique, léger, évite les avalanches de mail. Problème : après un essai la solution est payante et ça ne nous convient pas. Pour l’instant nous n’avons pas trouvé d’alternatives soit gratuite soit que nous pourrions auto-héberger.

Nous distinguons :

  • Redmine comme outil pour les membres actifs (ceux qui sont engagés dans des groupes de travail)
  • l’intranet basé sur Odoo (chat, blog, pages, …) pour tous les membres de la Coop. Nous n’archivons sur Odoo que les CR et des documents de base (charte, …).

… et donc bien sur pas mal de groupes fonctionnent par mail, mailing lists, google drive. On ne fait pas la police et nous distinguons les communs (outils gérés par le groupe info) et les outils spécifiques à chaque groupe.

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FYI nous utilisons pour le moment basecamp qui permet une belle émulsion et une adoption assez fluide et rapide pour al plupart des utilisateurs. Un de ces soucis reste son prix 99/mois et seulement du SaaS…

C’est un gros pb 99€/mois! :wink:

En faites rectification il y a une reduction de -50% pour les assos. Nous en profitons (cela reste tout de meme 50$ par mois…)

On a pris la décision de lancer un pilote sur Team Colony au niveau du groupe info.
C’est un outil très simple : chacun reçois un mail par lequel il est invité à logger ce qu’il a fait. Tous reçoivent la synthèse de ce qui a été fait.
Nous l’utilisons car nous fonctionnons comme une communauté distribuée qui ne travaille pas toujours ensemble (taches traçées dans Redmine + chat + hackathon tous les 15 jours + réunion du groupe tous les 2-3 mois).

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Sinon il y aussi :

  • Omnispace, tout fait gratuit si on l’héberge soi-même, avec pré-installé : forum, news, dossiers, tâches, chat, calendrier… avantage : gratuit, tout est installé en quelques minutes,open-source. Inconvénient : peu d’évolution pour l’instant, peu de modules, sauf si on développe soi-même.

  • sur un CMS ? Joomla, Wordpress, Drupal ? Avez-vous une expérience de développement d’un site, avec comme contrainte : des extensions gratuites ?

Sachant que d’après moi, un espace collaboratif doit comprendre : forum, actualités, agenda, partage fichiers, blog, tâches

  • Forum
  • Partage de fichiers : avec description des fichiers et commentaires, arborescence, upload d’un dossier entier (avec reprise de l’arborescence)…
  • News, de préférence avec plusieurs catégories, et si possible, remontée par partage depuis une messagerie instantanée
  • Calendrier
  • Blog, avec commentaires
  • Tâches

Connaissez-vous une extension, dans un CMS ou autre, qui permette, au lieu de partager vers un réseau social, fasse le contraire ?

C’est-à-dire une appli qui permette, depuis une messagerie type Telegram, de partager vers son site ? par exemple vers l’actualité, le calendrier, etc ?

Salut les coops,

Qui utiliserait la messagerie Element parmi vous ? C’est une évolution de riot.im, c’est libre, décentralisé et fédéré. C’est bien scalable, basé sur matrix.org et déjà éprouvé niveau sécurité. On l’envisage pour se passer de Discord.

On pourrait l’intégrer à notre future « Digital Workplace » Nextcloud

On test cet outil au niveau interfoodcoop actuellement, vous pouvez nous rejoindre

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Bonjour, nous sommes actuellement sur Discord mais ouvert aux propositions et nouveautés je vais regarder cela :slight_smile: merci pour le partage

En parlant de messagerie instantanée, j’ai ouvert un sujet dédié avec les éléments de réflexions qui ont été menés au sein du collectif interfoodcoop.net :

Bonjour. Chez Demainsupermarche.org

  • Forum : Trello
    
  • Partage de fichiers : avec description des fichiers et commentaires, arborescence, upload d’un dossier entier (avec reprise de l’arborescence)… Googledrive
    
  • Communication (interne&externe), de préférence avec plusieurs catégories, et si possible, remontée par partage depuis une messagerie instantanée : Gmail, mailchimp, FB,(?)tweet, Trello, site WEB
    
  • Calendrier : pas à ma connaissance
    
  • Tâches : Trello
    
  • Messagerie spécifique à la Coop : gmail
    
  • Outil d’Audio et Visioconférence : meet.jit.si
    
  • Authentification des utilisateurs? (annuaire) : Odoo avec le module Easymycoop qui se met en place au T1/2021
    

Mauvais surprise avec Trello le mois passé : comme on a un compte gratuit ils nous ont supprimé la moitié des tableaux pour nous « inciter » à passer au payant.

J’ai regardé du côté de DECK chez zaclys.com mais si c’est censé couvrir le champ fonctionnel de Trello ça n’arrive pas « à la cheville » (un avis ?).
Pour la gestion des fichiers, du mail, du calendrier, même les tâches c’est opérable avec l’intérêt d’un serveur chiffré (pour le RGPD, que j’ai pour objectif de mettre en place au T1).

Défavorable :frowning: j’ai acheté la version « perso/or » à 25€/an pour un autre projet perso et non ce n’est pas du tout pratique (pas de comptes multiples + divers pb de connexion + grosse limitation dans le paramétrage de nextcloud), peut-être qu’en prenant la version « pro » (dédié) ça marche mieux mais c’est entre 330 et 1500€ HT l’année…

Bonjour,
J’utilise Deck quotidiennement depuis plus d’un an et les améliorations sont continues et très positives.
Je trouve que cela correspond tout à fait au besoin d’un outil d’organisation des tâches.
Tag, possibilité d’assigner des personnes ou des groupes, sous-taches, rappels, synchro avec mobile, lien avec un calendrier,… il y a tout mon bonheur !
Et surtout, les données restent chez moi/nous !
Pour les besoins de La Crèmerie, cela semble correspondre aux attentes des premières expérimentatrices, mais plus de personnes doivent tester l’outil avant d’envisager notre migration.
J’aurais aimé la fédération pour pouvoir avoir un tableau Deck partagé entre plusieurs coop sur plusieurs Nextcloud (pour l’interfoodcoop par exemple) mais ce n’est as encore possible.
Mais je n’ai jamais utilisé Trello donc je ne sais pas quelles sont tes habitudes !

Attention aux expérimentations sur Nextcloud car pour pouvoir bénéficier de toutes les fonctionnalités pour du travail collaboratif (et pas simplement un outil perso de sauvegarde de type « clef USB en ligne ») alors il faut un Nextcloud avec un accès admin.
Outre Zaclys en dédié, pour un accès admin tu as aussi par exemple https://owncube.com/ ou Storage - Hetzner Online GmbH … ou alors tu montes ton serveur Yunohost (https://yunohost.org/) :wink:

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Je suis pas mal du même avis que Christophe sur l’application DECK de Nextcloud. Elle fonctionne très bien et permet de faire déjà beaucoup de choses.

Si tu veux voir un tableau, bien utilisé au niveau intercoop (pour gérer l’infrastructure des serveurs), tu peux jeter un coup d’oeil par ici : Tableau Infra interfoodcoop.net (lien à ouvrir une fois connecté sur le nuage intercoop)

Je te met un screenshot ici pour que tu te rendes compte directement :

Screenshot from 2021-01-16 12-20-22

Les cartes se transforment en « taches » si on met des dates dessus, avec notifications pour les rappels, on peut commenter dessus, assigner à une ou plusieurs personnes… Bref à peu près tout ce que fait Trello.

Le seul bémol qui me manque sur DECK, c’est la possibilité de modifier un peu plus l’affichage d’une carte dans le tableau. Pour l’instant tu ne peux que personnaliser le titre (les labels, assignations et dates sont affichés automatiquement) et tu n’as donc aucun moyen de mettre une image ou un texte un peu plus formaté.

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